Интранет что это такое

Интранет — Википедия

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Интранет (англ. Intranet, также употребляется термин интрасеть) — в отличие от Интернета, это внутренняя частная сеть организации или крупного государственного ведомства. Как правило, интранет — это Интернет в миниатюре, который построен на использовании протокола IP для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнёров и заказчиков. Чаще всего в разговорной речи под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет — внутренний веб-сайт организации. Основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, интранет — это «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet, (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.

Приложения в intranet основаны на применении Internet-технологий и в частности особенности веб-технологии: гипертекст в формате HTML, протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс серверных приложений CGI. Составными частями Intranet являются веб-серверы для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.

Как утверждает Стивен Лотон (Stephen Lawton), термин «интранет» впервые появился 24 апреля 1995 года в журнале «Digital News & Review», техническим редактором которого он являлся, в его статье под заголовком «Intranets fuel growth of Internet access tools».^[1]

Наглядным примером интранет являются сети связи специального назначения — ведомственные сети государственных органов власти и госкорпораций в России и других странах.

Интранет построен на базе тех же понятий и технологий, которые используются для Интернета, такие как архитектура клиент-сервер и стек протоколов Интернет (TCP/IP). В интранете встречаются все из известных интернет-протоколов, например, протоколы HTTP (веб-службы), SMTP (электронная почта), и FTP (передача файлов). Интернет-технологии часто используются для обеспечения современными интерфейсами функции информационных систем, размещающих корпоративные данные.

Интранет можно представить как частную версию Интернета, или как частное расширение Интернета, ограниченного организацией с помощью брандмауэра. Первые интранет-веб-сайты и домашние страницы начали появляться в организациях в 1990—1991. Однако по неофициальным данным, термин интранет впервые стал использоваться в 1992 году в таких учреждениях, как университеты и корпорации, работающие в технической сфере.

Интранет также противопоставляют Экстранету; доступ к интранету предоставлен только служащим организации, в то время как к экстранету могут получить доступ клиенты, поставщики, или другие утверждённые руководством лица. В Экстранет-технологии помимо частной сети, пользователи имеют доступ к Интернет ресурсам, но при этом осуществляются специальные меры для безопасного доступа, авторизации, и аутентификации.

Интранет компании не обязательно должен обеспечивать доступ к Интернету. Когда такой доступ всё же обеспечивается, обычно это происходит через сетевой шлюз с брандмауэром, ограждая интранет от несанкционированного внешнего доступа. Сетевой шлюз часто также осуществляет пользовательскую аутентификацию, шифрование данных, и часто — возможность соединения по виртуальной частной сети (VPN) для находящихся за пределами предприятия сотрудников, чтобы они могли получить доступ к информации о компании, вычислительным ресурсам и внутренним контактам.

Очевидная выгода использования интранет

Высокая производительность при совместной работе над какими-то общими проектами
Легкий доступ персонала к данным
Гибкий уровень взаимодействия: можно менять бизнес-схемы взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали.
Мгновенная публикация данных на ресурсах интранет позволяет специфические корпоративные знания всегда поддерживать в форме и легко получать отовсюду в компании, используя технологии Сети и гипермедиа. Например: служебные инструкции, внутренние правила, стандарты, службы рассылки новостей, и даже обучение на рабочем месте.
Позволяет проводить в жизнь общую корпоративную культуру и использовать гибкость и универсальность современных информационных технологий для управления корпоративными работами.

Преимущества веб-сайта в интранет перед клиентскими программами архитектуры клиент-сервер

Не требуется инсталляция программы-клиента на компьютерах пользователей (в качестве неё используется браузер). Соответственно, при изменениях функциональности корпоративной информационной системы обновление клиентского ПО также не требуется.
Сокращение временных издержек на рутинных операциях по вводу различных данных, благодаря использованию веб-форм вместо обмена данными по электронной почте
Кросс-платформенная совместимость — стандартный браузер на Microsoft Windows, Mac, и GNU/Linux/*NIX.

Недостатки интранет

Сеть может быть взломана и использована в целях злоумышленников (хакеров)
Непроверенная или неточная информация, опубликованная в интранет, приводит к путанице и недоразумениям
В свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы
Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника
Работоспособность и гибкость интранет требуют накладных расходов на разработку и администрирование

Планирование, создание и развертывание интранет[править | править код]

Основой для планирования интранет должно быть целенаправленное сокращение^{[источник не указан 3366 дней]} и оптимизация внутрикорпоративного информационного обмена. Исходя из этих целей важно выделить 2 — 3 наиболее важные составляющие, например:

HTTP(HTTPS) Web интранет сервер
SMTP/IMAP e-mail почтовый сервер

следующие сервисы в большей степени являются опциональными:

Сервер обмена сообщениями (MSN Messenger, Jabber и др.)
NNTP сервер новостей
VoIP сервер внутрикорпоративной телефонии.

Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия. — СПб.: Питер, 2000. — 509 с.

Интранет - это... Что такое Интранет?

Интранет (англ. Intranet, также употребляется термин интрасеть) — в отличие от сети Интернет, это внутренняя частная сеть организации. Как правило, интранет — это Интернет в миниатюре, который построен на использовании протокола IP для обмена и совместного использования некоторой части информации внутри этой организации. Это могут быть списки сотрудников, списки телефонов партнёров и заказчиков. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть Интранет — внутренний веб-сайт организации. Основанный на базовых протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-се́рвер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, Интранет — это «частный» Интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации. Intranet допускает использование публичных каналов связи, входящих в Internet, (VPN), но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы.

Приложения в Intranet основаны на применении Internet-технологий и в особенности Web-технологии: гипертекст в формате HTML, протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс се́рверных приложений CGI. Составными частями Intranet являются Web-се́рверы для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.

Особенности

Интранет построен на базе тех же понятий и технологий, которые используются для Интернета, такие как архитектура клиент-сервер и стек протоколов Интернет (TCP/IP). В Интранете встречаются все из известных интернет-протоколов, например, протоколы HTTP (веб-службы), SMTP (электронная почта), и FTP (передача файлов). Интернет-технологии часто используются для обеспечения современными интерфейсами функции информационных систем, размещающих корпоративные данные.

Интранет можно представить как частную версию Интернета, или как частное расширение Интернета, ограниченного организацией с помощью брандмауэра. Первые интранет-веб-сайты и домашние страницы начали появляться в организациях в 1990—1991. Однако по неофициальным данным, термин Интранет впервые стал использоваться в 1992 году в таких учреждениях, как университеты и корпорации, работающие в технической сфере.

Интранет также противопоставляют Экстранету; доступ к Интранету предоставлен только служащим организации, в то время как к Экстранету могут получить доступ клиенты, поставщики, или другие утверждённые руководством лица. В Экстранет-технологии помимо частной сети, пользователи имеют доступ к Интернет ресурсам, но при этом осуществляются специальные меры для безопасного доступа, авторизации, и аутентификации.

Интранет компании не обязательно должен обеспечивать доступ к Интернету. Когда такой доступ всё же обеспечивается, обычно это происходит через сетевой шлюз с брандмауэром, ограждая Интранет от несанкционированного внешнего доступа. Сетевой шлюз часто также осуществляет пользовательскую аутентификацию, шифрование данных, и часто — возможность соединения по виртуальной частной сети (VPN) для находящихся за пределами предприятия сотрудников, чтобы они могли получить доступ к информации о компании, вычислительным ресурсам и внутренним контактам.

Очевидная выгода использования Интранет

Высокая производительность при совместной работе над какими-то общими проектами
Легкий доступ персонала к данным
Гибкий уровень взаимодействия: можно менять бизнес-схемы взаимодействия как по вертикали, так и по горизонтали.
Мгновенная публикация данных на ресурсах Интранет позволяет специфические корпоративные знания всегда поддерживать в форме и легко получать отовсюду в компании, используя технологии Сети и гипермедиа. Например: служебные инструкции, внутренние правила, стандарты, службы рассылки новостей, и даже обучение на рабочем месте.
Позволяет проводить в жизнь общую корпоративную культуру и использовать гибкость и универсальность современных информационных технологий для управления корпоративными работами.

Преимущества веб-сайта в Интранет перед клиентскими программами архитектуры клиент-сервер

Не требуется инсталляция программы-клиента на компьютерах пользователей (в качестве неё используется браузер). Соответственно, при изменениях функциональности корпоративной информационной системы обновление клиентского ПО также не требуется.
Сокращение временных издержек на рутинных операциях по вводу различных данных, благодаря использованию веб-форм вместо обмена данными по электронной почте
Кросс-платформенная совместимость — стандартный браузер на Microsoft Windows, Mac, и GNU/Linux/*NIX.

Недостатки Интранет

Сеть может быть взломана и использована в целях хакера
Непроверенная или неточная информация, опубликованная в Интранет, приводит к путанице и недоразумениям.
В свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы.
Легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника.
Работоспособность и гибкость Интранет требуют значительных накладных расходов на разработку и администрирование.

Планирование, создание и развертывание Интранет

Основой для планирования Интранет должно быть целенаправленное сокращение^{[источник не указан 652 дня]} и оптимизация внутрикорпоративного информационного обмена. Исходя из этих целей важно выделить 2 — 3 наиболее важные составляющие, например:

HTTP(HTTPS) Web Интранет сервер
SMTP/IMAP e-mail почтовый сервер

следующие сервисы в большей степени являются опциональными:

Сервер обмена сообщениями (MSN Messenger, Jabber и др.)
NNTP сервер новостей
VoIP сервер внутрикорпоративной телефонии.

Литература

Кульгин М. Технологии корпоративных сетей. Энциклопедия. — СПб.: Питер, 2000. — 509 с.

Ссылки

Примечания

зачем нужен, как создать корпоративный портал и внедрить его в организацию?

Всем известно, что успешная работа компании строится в основном силами команды. Но зачастую сотрудники мало мотивированы, плохо понимают свои обязанности и функционал, не умеют общаться друг с другом, а значит, и работать в коллективе. Как исправить ситуацию? На помощь может прийти создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании.

Корпоративный портал = интранет?

В первую очередь определимся с терминологией. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет — разные понятия.

Интранет, или интрасеть — это, как следует из названия, внутренняя сеть для сотрудников, работающая по тем же принципам, что и интернет, закрытая для посторонних пользователей[1]. Технически наполнение этого виртуального пространства «для своих» может быть любым: например, небольшой сайт (или даже несколько для разных отделов), набор документов для внутреннего пользования или общая база клиентов, доступная только сотрудникам. От обычной локальной сети интрасеть отличает использование web-технологий, то есть возможность входа пользователя через обычный интернет-браузер[2].

Корпоративный портал (КП) — современная разновидность содержимого внутренней сети организации, многофункциональный сервис, который может обеспечивать доступ к программам документооборота, к планировщику задач, к платформе для видеоконференций и многим другим возможностям в зависимости от потребностей компании. Портал может быть выполнен на базе различных платформ, например, известные «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Итак, если интранет — это внутренняя сеть компании в целом, то КП — внешний интерфейс такой сети[3]. Однако все чаще корпоративные порталы для сотрудников именуют просто «интранет». В рамках данной статьи мы будем придерживаться этого же принципа и использовать термины «интранет», «интрасеть» в значении «корпоративный портал».

Функционал интранет-портала

Некоторые считают, что создание внутреннего корпоративного портала приносит пользу лишь крупным компаниям. Безусловно, именно они получают максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Итак, какие задачи может решить внедрение интранета?

Создание общего информационного пространства
Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы, в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства, что очень важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников.
Кроме того, интранет может все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
Обучение персонала
Многие компании формируют собственную «базу знаний» или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение;
Формирование корпоративной культуры
Даже простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Может быть, для небольшой фирмы это не столь важно, но в крупных корпорациях, а также при удаленной работе персонала это необходимый сервис. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду.
Коммуникации
Еще недавно для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интрасетью такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.
Контроль
Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
Безопасность
Многие помнят, какой скандал разразился в США после взлома рабочей переписки на личной почте высокопоставленных чиновников[4]. Интрасеть может быть и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Это интересно
По статистике[5] сотрудники тратят непосредственно на выполнение своих обязанностей в среднем около 18% всего рабочего дня. Более 30% времени они тратят впустую: на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как внедрить интрасеть в организацию?

Существует три основных способа создания интрасети:

разработка корпоративного портала исходя из потребностей фирмы на базе существующей платформы;
покупка и внедрение готового «коробочного» решения;
подключение к «облачному» сервису[6].

Как правило, первый вариант — самый затратный (особенно при использовании платформ с платной лицензией), долгий и сложный, однако позволяет учесть все требования и пожелания фирмы, создать собственную уникальную систему.

Второй вариант — более бюджетный и быстрый в исполнении. Он подходит тем компаниям, которых устраивают стандартные возможности «из коробки», а также тем, кто пока не определился, какие функции понадобятся в дальнейшем. По мере развития фирмы такой портал можно дорабатывать.

Самые низкие первоначальные затраты — у третьего варианта, однако он требует регулярного внесения абонентской платы и, по мнению специалистов, подходит лишь небольшим и средним фирмам[7].

Вне зависимости от выбранного типа для внедрения корпоративного портала лучше обратиться в специализированную компанию, которая имеет опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут рассказать о плюсах и минусах конкретных решений и платформ, подобрать оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Плюсы и минусы корпоративного портала

Итак, как мы сказали выше, интранет позволяет автоматизировать и упростить многие аспекты рабочего процесса, сократить пустые траты рабочего времени персонала, сформировать корпоративную культуру. Однако стоит упомянуть и недостатки, которые часто присущи этому решению:

Чрезмерная официальность. Как ни крути, корпоративный портал — хорошая среда для работы, но не для общения или совместного решения творческих задач. Сам интерфейс настраивает сотрудников на рабочий лад, да и возможности интранета в этой части ограничены.?
Малая вовлеченность пользователей — следствие предыдущего пункта. Управление порталом — задача администратора, а пользователи не заинтересованы в наполнении сети интересным контентом.
Отсутствие обратной связи. Руководитель не видит реакции пользователей на те или иные решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.
Ощущение работниками давления и контроля. Разумеется, контроль — одна из функций портала, но во многих случаях интранет из удобного инструмента превращается в бесконечную череду получения задач и написания отчетов.
Нехватка общения. Те самые урезанные порталом пустые траты рабочего времени дают сотруднику возможность общаться с разными работниками, обсудить решения руководства, похвастаться успехами по проекту или просто перекинуться парой слов о погоде. Это и небольшой отдых, и налаживание отношений между людьми. С порталом сотрудник может решать большинство вопросов, не вставая с кресла, но может сложиться ситуация, когда работающий долгое время человек знает своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Создание виртуального рабочего пространства в каждой компании — лишь вопрос времени, ведь подобные инновации помогают развитию фирмы. Однако необязательно выбранным решением должен быть корпоративный портал, так как ему присущи серьезные недостатки.

Что такое Интранет? Корпоративные интранет порталы

Обычно под Интранет (Intranet) подразумевают внутрикорпоративный сайт. На самом деле сайтов может быть несколько (например, у каждого отдела свой), и эти сайты могут представлять собой очень даже серьезные web-приложения, интегрирующие IT-инфраструктуру компании.

Как правило, Интранет-системы используют в крупных (и особенно, в географически распределенных) компаниях. Интранет может функционировать не только в одном офисе, но и объединять несколько филиалов компании, а также предоставлять доступ к корпоративному хозяйству удаленным сотрудникам (через Internet-канал). Такие распределенные Интранет-сети, как правило, используют технологию VPN для защиты от несанкционированного доступа.

Основная идея Интранет-сайтов - это объединить все элементы корпоративной информации и упростить работу рядового сотрудника с ней. Доступ к Intranet обычно осуществляется через web-браузер, что делает интранет-системы простыми и доступными (в т.ч. финансово).

Существуют 3 основных технологии (или подхода) к построению Интранет:

Корпоративные порталы - это адаптация традиционных интернет-сайтов для доступа к информации и организации взаимодействия внутри предприятия.

ECM системы - это результат развития систем управления документами. Эти системы ориентированы прежде всего на организацию доступа к корпоративному контенту.

Социальные сети - это адаптация популярных социальных сервисов для бизнеса. Эти системы ориентированы на построение социальных связей между сотрудниками внутри компании. Сюда также относятся и Wiki.

Все эти технологии постепенно развиваются, занимают друг у друга фичи и становятся похожими друг на друга.

Кроме того, в последнее время возобновилась эволюция Email в качестве интранет решения.

Ниже вы найдете некоторые интересные новости, которые помогут вам на конкретных примерах разобраться в интранет-технологиях.

См. также: Топ 10: Интранет порталы

2015. "Пряники" запустили приложение для Android и обновили для iOS

Создатели известной HR-специалистам мотивационной социальной сети Пряники запустили версию приложения для смартфонов и планшетов Android, а также обновили ранее созданное приложение для iPhone и iPad. Приложение теперь умеет работать с "Пряниками" , установленными на сервере заказчика (при условии, что доступ к серверу не ограничен офисным контуром, а есть доступ из внешнего мира). Обновлен дизайн и улучшена эргономика, появились push-уведомления. Кроме того, из приложения возможно работать с запущенным недавно сервисом "Биржа идей". На базе основного приложения теперь можно собирать отдельные брендированные приложения под клиентов.

2014. В Битрикс24 появилась виртуальная АТС, почтовый сервер и межкорпоративный мессенджер

Очередной релиз социального интранета Битрикс24 принес очередной миллион новых функций. (Говорят, багов там тоже появляется достаточно, но видимо, новых функций - все таки больше, и они компенсируют баги). Итак, во-первых, появилась Виртуальная АТС. Теперь вы можете прямо в Битрикс24 купить номер (или подключить свой SIP номер) и "пропускать" входящие звонки через свою CRM систему. Т.е. звонок от конкретного клиента будет перенаправляться ответственному менеджеру и у него будет автоматически всплывать карточка клиента на экране. Менеджер сразу видит карточку клиента, активные сделки, запланированные дела и может приятно удивить клиента, обратившись к нему по имени и быстро сориентировав по текущим делам (см. картинку выше). ***

2014. Битрикс24 обновил мобильные и десктоп-приложения, добавил IP-телефонию

Компания 1С-Битрикс представила "предрелизное" весеннее обновление облачного интранета Битрикс24. Теперь мобильные приложения поддерживают сервисы живой ленты, управления задачами, работы с файлами, CRM, мгновенные сообщения, доступ к базе контактов сотрудников, к рабочим группам. Без проблем работают Push-уведомления, есть и возможность множественной авторизации (мультиаккаунт). Обновился также интерфейс десктоп-приложения. Кроме того, стало возможным осуществлять VoIP-звонки непосредственно из интерфейса портала (прямо в браузере). В том числе на внешние номера. Исходящие звонки можно совершать на любые городские и мобильные номера внутри страны и за рубежом. Говорят, что тарифы конкурентоспособные. Также, у Битрикс24 появилось 2 новых дата-центра в европейском «облаке» Amazon, поэтому сервис теперь будет работать быстрее и надежнее.

2014. Портал EXXO.ru стал удобнее и быстрее

Вышла в свет новая версия программы для организации совместной работы в интранете EXXO.ru 2.6. Основной упор был сделан на повышение удобства пользования: упростился поиск сотрудников, поменялась форма представления результатов поиска, у сотрудника добавилась возможность самому менять свою фотографию, существенно упростилось управление ролями сотрудников. В справочниках появился раздел компетенции, позволяющий проводить рейтинговую оценку сотрудников. В блоке фотоальбомы изменился алгоритм сжатия загружаемых фотографий, что позволило существенно улучшить качество получаемых изображений. Появились дополнительные настройки, позволяющие регулировать размер изображений. Карточка фотографии получила функцию навигации по альбому. Изменились функции массовой загрузки фотографий и файлов. Теперь можно сохранять метаданные ко всем изображениям и файлам. За счет оптимизации загрузки изображений удалось значительно увеличить скорость открытия многих страниц портала.

2013. Liferay 6.2 позволяет создавать мобильные порталы и приложения

Вышла новая версия open-source платформы для создания корпоративных порталов Liferay 6.2. Ее основным новшеством является конструктор мобильных веб-интерфейсов. Пользователям предоставляется набор готовых шаблонов, с помощью которых можно быстро создать мобильный сайт (внутренний или внешний). При создании мобильного сайта можно сразу посмотреть, как он будет выглядеть на различных экранах с помощью симулятора. Для разработчиков есть мобильный SDK, который позволит интегрировать мобильные приложения в корпоративный портал. Кроме того, в Liferay полностью обновили панель управления, которая теперь удобна для управления несколькими сайтами. Обновились функции импорта/экспорта контента и загрузки файлов.

2013. Новый Битрикс24 круче чем 1С-Битрикс Корпоративный портал

Разработчики 1С-Битрикс старательно работали все лето и уже в сентябре выкатили новую версию SaaS-интранета Битрикс24. Причем, что интересно, вместе с ним (как обычно) вышла и новая версия инсталлируемого решения 1С-Битрикс: Корпоративный портал 14, но в этот раз о нем практически ни слова не сказали. Видимо, теперь руководство компании считает SaaS-интранет более востребованным и перспективным. Что нового и интересного есть в новой версии? Обновленная Живая лента (которая обновляется в реальном времени), интеграция с Office Web Apps и Google Docs (для просмотра и редактирования документов в онлайне), полноценная мобильная CRM (в которую теперь можно и вводить данные), групповой видеочат на 4 пользователей, более информативный список задач, интеграция с GMail и другими почтовыми службами для получения уведомлений о новых письмах и что-то там еще. Подробнее о новых фичах можно узнать, посмотрев видеопрезентацию.

2013. Простой бизнес выпустил приложение для Android

Сервис для совместной работы и управления бизнесом Простой бизнес выпустил мобильное приложение для платформы Android. Приложение бесплатное и доступно для установки в Google Play. Функционал включает: получение новостей с возможностью комментирования; дерево проектов и задач; просмотр задач и комментирование, назначение ответственных и изменение свойств задачи, просмотр документов по задаче; получение и отправку email-сообщений; просмотр данных пользователей и контактов; поиск по проектам, задачам, пользователям и контактам. Важно, что приложение работает и оффлайн, без доступа к Интернету.

2013. Битрикс 12.5: Мобильная CRM, Бесплатная видеосвязь, API, выставление счетов

Пришла весна. Прилетели птицы. 1С-Битрикс выпустил очередную версию своего Корпоративного портала и SaaS-сервиса Битрикс24. Как признался на презентации Сергей Рыжиков, они строят космический корабль, поэтому функций в нем должно быть действительно много. Какие фичи добавили на этот раз? Во-первых, мобильном клиенте появилась CRM. Пока в нее нельзя ничего вводить, но зато можно просматривать все данные, которые нужны для работы с клиентами. Появилась возможность формировать, выставлять счета (по email) и контролировать их оплату. Видеозвонки теперь появились и в Битрикс24, причем забесплатно и в неограниченном количестве. Для видеосвязи нужно установить плагин для браузера Chrome, или десктопный клиент Битрикс. Кстати, десктоп-клиент под Mac теперь поддерживает синхронизацию файлов через Битрикс24.Диск. ***

2012. В Битрикс24 появился мобильный клиент для iOS

Социальный интранет-сервис Битрикс24 добавил мобильное приложение для iPhone/iPad. Приложение дает доступ к живой ленте, группам и профайлам пользователей. Можно писать сообщения в ленту и личные сообщения сотрудникам. Интерфейс сообщений устроен подобно обычным смс сообщениям в iPhone, что делает процесс отправки сообщений простым и привычным. Благодаря новой технологии push & pull сообщение будет доставлено мгновенно. На всех страницах приложения имеются кнопки панели нотификаций, которые указывают на наличие новых сообщений или уведомлений.

2012. DaOffice добавил мобильные приложения и интранет видеогалереи

Сервис для создания корпоративных социальных сетей DaOffice выпустил мобильные приложений для iPhone и Android-смартфонов, которые позволяют сотрудникам быть в курсе последних событий в компании и оставаться на связи с коллегами, находясь вне офисного пространства - на отдыхе или в командировках. Кроме того, в сервисе появились видеогалереи. Теперь пользователи могут загружать видео-ролики в свою соцсеть и распространять их для сотрудников своей компании. Например, это могут быть дистанционные видео-курсы или мотивирующие видео-ролики для повышения квалификации и вовлеченности персонала. Благодаря работе конвертера файлов, поддерживающего большинство современных видео-форматов,пользовательские видеоматериалы не только сохраняют свое качество, но и заметно теряют в весе после загрузки.

2012. Kerio Workspace 2.0: бесплатная версия, синхронизация файлов, задачи и Outlook

Компания Kerio (известная прежде всего своим почтовым сервером) выпустила большое обновление своей интранет системы для совместной работы Kerio Workspace 2.0. Хотя этот продукт пока не очень известен у нас в стране - у него есть все шансы стать популярным. Во-первых, Kerio Workspace - довольно удобная система. Во-вторых, в ней есть русский интерфейс. В-третьих, у Kerio в России много партнеров, у которых можно купить систему, или взять в аренду как онлайн сервис. И в-четвертых, теперь в Kerio Workspace есть бесплатная версия, не ограниченная по функциональности и по количеству пользователей. Ограничен только объем дискового пространства - до 10 Гб. Эту версию можно скачать и установить на собственный сервер (Win, Mac, Linux). Помимо бесплатной версии в Kerio Workspace 2.0 обновился интерфейс и появилось довольно много новых фич. ***

2012. Интранет конструктор Podio доступен на русском

Podio - это еще один сервис для создания корпоративной социальной сети (аля Yammer, Chatter, SocialCast или Битрикс24). Возможно даже, формулировка "еще один" - не совсем корректна в данном случае, т.к. это уже один из самых успешных представителей данного класса. Два месяца назад Podio был куплен компанией Citrix, которая может на равных конкурировать с Microsoft, Google, Salesforce за рынок систем для совместной работы. А среди клиентов Podio такие компании, как Alcatel-Lucent, BMW, BBC, Twitter и SubWay. На днях в Podio был добавлен русский интерфейс, что может означать заинтересованность компании в нашем рынке. Чем же Podio выделяется среди конкурентов? ***

2012. Comindware - бесплатная интранет система для управления задачами

Система Comindware (не путать с Comindwork) была создана пару лет назад нашими соотечественниками - Максимом Цыпляевым и Петром Волынским, но продавалась в основном в США и Европе. Насколько успешно она там продавалась - сложно сказать, но теперь создатели решили выйти и на российский рынок. Comindware представляет собой веб-ориентированную систему управления задачами и процессами, которая устанавливается на локальный windows-сервер и работает через браузер или MS Outlook. Поставляется она в 2 вариантах. Первый - Comindware Task Management - абсолютно бесплатный на неограниченное количество пользователей. Он позволяет назначать друг другу задачи, обсуждать их в комментариях, обмениваться файлами, контролировать выполнение задач, организовывать задачи по проектам. ***

2011. Blackberry разработала мобильный клиент для SharePoint

Blackberry (RIM) продолжает хвататься за Microsoft, как за соломинку, в надежде спастись от гибели в альянсе с этим гигантом. На днях Blackberry представила новый мобильный клиент для интранет-порталов Microsoft SharePoint. Он позволяет безопасно просматривать, скачивать, закачивать, редактировать документы, хранящиеся в SharePoint, добавлять события из календаря SharePoint в календарь BlackBerry и обратно. Однако, работает приложение только при наличии Blackberry Enterprise Server, BlackBerry Social Networking Proxy для SharePoint и устройства на OS Blackberry 5.0+. К тому же, приложение платное.

2011. IBM представила бесплатные мобильные клиенты для Lotus Connections

IBM Lotus Connections - в принципе хорошая социальная интранет система для бизнеса. Но ее стоимость не позволяет ей потеснить Sharepoint и других конкурентов. Тем более, когда сейчас есть вообще бесплатные системы, как Salesforce Chatter. Поэтому IBM пытается как-то сделать Lotus Connections поближе к людям. Но делает это с оттенком скупердяйства. Обычно, если компания продает корпоративную систему, то мобильный клиент к

Что такое интранет портал и зачем он нужен современной компании

Всеобщая глобализация приводит к тому, что всё больше и больше компаний имеют географически распределённую структуру, офисы и представительства в разных городах и странах. Сотрудники проводят больше времени, работая удалённо, а корпоративный интранет портал становится основным рабочим инструментом.

Времена, когда люди просто приходили на работу в офис и работали только в течение рабочих офисных часов уходят в прошлое. Сотрудники и команды постоянно находятся на связи. Быстрый доступ к информации, задачам и проектам становится неотъемлемым требованием для успешной и высокопродуктивной работы. Компаниям необходима гибкость и не привязка к рабочему месту, если они ставят перед сотрудниками амбициозные цели.

Узнать подробнее из чего состоит интранет портал

Эволюция рабочего пространства

Мы живём во времена интересных перемен и наблюдаем, как меняется рабочее пространство, превращаясь в «цифровое рабочее пространство», объединяя в себе все инструменты, которые используют сотрудники для работы. Начиная от Email и мессенджеров и заканчивая электронным документооборотом и автоматизацией бизнес-процессов. Выражение «цифровое рабочее пространство» плотно вошло в обиход, хотя совсем недавно вызывало массу споров и противоречий.

Термин «интранет портал», также становится популярнее, его стали чаще гуглить в поисковиках, а его синонимом можно смело назвать «корпоративный портал», который подразумевает то же предназначение и набор функций.

Рабочее пространство развивается, и в него интегрируются новые цифровые каналы коммуникаций, как внутри компании, так и для общения с клиентами и партнёрами. Хороший интранет – это мощный инструмент современной компании. Он объединяет в себе ресурсы и функции, позволяющие сотрудникам выполнять свою работу быстрее, проще и эффективнее.

Переход на цифровое рабочее пространство позволяет компаниям добиваться высокого уровня вовлеченности сотрудников. Недавнее исследование Deloitte в сфере HR показало, что вовлечённость и заинтересованность сотрудников является проблемой №1 для компаний с распределённой структурой. Вовлечённость начинается с того, что необходимо научиться слушать сотрудников, вовлекать их в принятие решений и наделять полномочиями и ответственностью для решения задач.

Как может помочь интранет портал?

Гибкость: доступ к информации и документам должен быть гибким и не зависеть от места и устройства, которым пользуется сотрудник.
Совместная работа: командам необходимо единое пространство, где они могут взаимодействовать и работать над задачами и проектами, при этом быть в курсе всех событий в режиме real-time.
Вовлечённость и корпоративная культура: удобство, целостность бренда и корпоративного дизайна отражает единство компании и обязательства перед сотрудниками.

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

Если вы задумались над тем, что такое интранет портал и что он собой представляет, вы определённо не одиноки. Большинство людей не догадываются, что есть такой инструмент, позволяющий им решить проблемы с документооборотом, коммуникациями, бизнес-процессами, контролем выполнения задач и проектами пока они с ними не столкнутся.

Техническое определение: закрытый внутренний портал компании, базирующийся на облачном решении или установленный на локальный сервер.

Общее определение: интранет портал – это внутренний закрытый инструмент автоматизации бизнеса, предоставляющий ряд функций для решения бизнес-задач. Количество и набор этих функций зависит от решения или потребностей бизнеса.

Несмотря на то, что интранет может решать множество различных задач, мы различаем 13 основных и наиболее распространённых инструментов используемых в интранет порталах. Ниже мы подробнее рассказываем о каждом из них и как вы можете применить их в своей компании

1. Социальная сеть

Социальные сети настолько прочно вошли в нашу жизнь, что представить её без них уже практически невозможно. Помимо того, что это популярно, социальные сети ещё и очень удобный способ представления и отслеживания наиболее интересной и нужной информации. Такие вещи как лента, возможность поделиться информацией или высказать своё мнение с помощью лайков и комментариев могут успешно применяться и в бизнес-среде.

Интранет портал легко заменяет внутреннюю социальную сеть компании без необходимости специально обучаться ей пользоваться, ведь все уже это, итак, давно умеют. Используйте все знакомые вам вещи для того чтобы быть в курсе всех событий или проектов компании, общайтесь, делитесь информацией, комментируйте, ссылайтесь на коллег в сообщениях, рассылайте документы и проводите опросы. Объединяйтесь в группы по интересам или проектам и используйте всю мощь социальной сети для повышения вашей продуктивности.

2. Задачи

Любая работа или проект – это череда задач, как больших, так и не очень, но все они направленны на достижение конечной цели. Человечество пока не придумало инструмента лучше, чтобы отследить эффективность работы и не сбиться с намеченного курса. Задачи – это удобный, простой, а главное всем знакомый способ работы.

Интранет портал позволяет не просто легко и быстро ставить задачи, но и проверять результат и качество их выполнения. Следите за сроками, стройте графики эффективности работы сотрудников, работайте с диаграммой Ганта и другими отчётами, помогающими оценивать результативность и качество работы вашей команды. Создавайте свои собственные чек-листы и шаблоны, чтобы тратить меньше времени на одинаковые и рутинные задачи.

3. Коммуникации и совместная работа

Скорость коммуникации в компании решает очень многое и сильно влияет на её эффективность и гибкость. Времена, когда документы могли путешествовать долгими днями по кабинетам и Email-сообщения превращающиеся в бесконечную череду пересылок, стремительно уходят в прошлое. Сотрудники и компании ищут новые способы ускорить общение и, как правило, в этот момент в компании начинают пользоваться скайпом и другими мессенджерами. Собрать и проанализировать потом всю эту переписку просто невозможно, а угроза утечки данных встаёт ещё острее.

Начните пользоваться единым инструментом для общения и совместной работы. Общайтесь в мессенджере, создавайте группы по интересам и проектам, совершайте бесплатные аудио- и видеозвонки друг другу. Отправляйте файлы и документы. Исключение Email из внутренних коммуникаций компании повышает эффективность сотрудников минимум на 28%. Всё это позволяет делать интранет портал. Более того, вы всегда сможете проконтролировать переписку, и посмотреть её историю.

4. Документы

Документы – неотъемлема часть любой работы и компании. Редко когда документы создаются идеально с первого раза, обычно проходит несколько этапов правок и утверждений, прежде чем документ будет призван рабочим. Во всём этом процессе наверняка участвуют несколько человек, и нет ничего хуже последовательной работы с документами. Такой подход является настоящим врагом эффективности.

Совместная работа над документами – это одно из ключевых и основных преимуществ интранет портала. Вы не просто можете сэкономить на офисных приложениях типа Microsoft Word, но и работать над одним документом одновременно. Контролируйте все правки, отслеживайте историю изменений и версии документов. Открывайте и ограничивайте доступ к документам и папкам, обсуждайте их, утверждайте, и быстро находите. Для всего этого вам нужен лишь один инструмент - интранет портал.

5. Хранилище файлов

Облачные технологии переворачивают подход, к хранению файлов открывая тем самым большие возможности и удобства для работы с ними. Больше не нужно испытывать неудобства использования USB-флешек и локальных корпоративных дисков.

Храните файлы в облаках. Это даст вам больше гибкости и контроля над ними. Настройте права доступа в соответствии с вашими требованиями и будьте спокойны за их безопасность. Вы больше никогда не потеряете ни один файл или документ. Оправляйте прямые ссылки на ваши файлы и не занимайте место в вашем почтовом приложении.

6. Календари

Ищите способы прозрачной работы со своими календарями и календарями сотрудников? Работа компании подразумевает большое количество событий и мероприятий. Проблема в том, что не всегда понятна доступность того или иного сотрудника в нужное врмя, а возможность планирования превращается в сложную задачу.

Синхронизируйте все свои календари с интранет порталом. Сделав это, вся информация о доступности ваших коллег и переговорок будет как на ладони. Начните эффективнее планировать своё время. Создавайте мероприятия и приглашайте на него участников прямо из календаря и тогда, когда всем это удобно. Проводите собрания и планёрки, формируйте протокол встречи и ставьте задачи участникам прямо в интранет портале.

7. Почта

Почта популярный и эффективный способ общения, хотя он и не очень подходит для внутренних коммуникаций. Всё что касается внешних коммуникаций, почта незаменимый помощник и инструмент.

С почтой эффективнее работать тогда, когда она плотно интегрирована с вашим интранет порталом. Создавайте свои почтовые ящики или подключите свой домен. Вся ваша база контактов под рукой, а вся переписка крепится к карточкам ваших клиентов, партнеров или сделкам. Всевозможные счётчики и аналитика по использованию почты помогут вам понять, насколько вы эффективно умеете пользоваться этим инструментом, для достижения поставленных задач.

8. Телефония

Сколько времени вы тратите на поиск контактов и набор номеров? Телефония неотъемлемая часть любого бизнеса. Если ваш бизнес построен целиком на телефонной связи, то скорость работы и эффективность использования этого инструмента будет являться критическим фактором.

Настройте телефонию в интранет портале и повысьте ваши продажи и эффективность работы сотрудников. Больше не нужно переключать звонящего на нужного менеджера, система сама определит, кто работает с этим клиентом и направит его к нему. Звоните в один клик мышкой, записывайте разговоры, прослушивайте их и оценивайте эффективность работы ваших сотрудников на телефоне.

9. Бизнес-процессы

Нет ничего хуже неавтоматизированных рутинных операций. Время, потраченное на поход по кабинетам, чтобы утвердить счёт на оплату или заявку на командировку, можно потратить с большей пользой. Если компания имеет географически распределённую структуру, то эту проблему можно смело умножить на два. Многие компании по-прежнему тратят массу времени и денег на то, что можно и нужно автоматизировать.

Автоматизируйте ваши самые рутинные бизнес-процессы с помощью интранет портала. Перестаньте ломать голову, кто должен утвердить тот или иной документ и на месте ли этот сотрудник. Просто запустите нужный вам бизнес-процесс и позвольте интранет порталу сделать всё за вас. Он сам оповестит ответственного, поставит ему задачу, пришлёт документ, проконтролирует сроки и сообщит вам о результате.

10. HR-операции

Удобная и понятная структура компании залог эффективности, как для сотрудников, так и для руководителей. Единая база контактов сотрудников значительно упрощает коммуникацию. Возможность быстро понять на месте ли сотрудник, какую он занимает должность и в каком отделе и филиале работает, может сэкономить массу рабочего времени.

Легко и быстро находите не только нужного вам коллегу, но и всю информацию о нём. Проводите опросы, и узнавайте мнение сотрудников всей компании сразу. Контролируйте рабочее время, график отпусков и отсутствий. Повышайте вашу корпоративную культуру, внедряйте элементы мотивации и геймификации в ежедневную работу. Награждайте сотрудников бейджами и общественной похвалой. Всё это поможет вам автоматизировать HR-операции и повысит вовлечённость сотрудников.

11. База знаний и Wiki

Работа многих компаний построена на знаниях и профессиональных компетенциях. Эффективная организация и документация этих знаний является ключевой задачей для масштабирования и повышения эффективности работы бизнеса. Как и главное где организовать базу знаний таким образом, чтобы на неё было легко ссылаться и пользоваться?

Интранет портал позволяет организовать базу знаний в формате Wiki или любом другом удобном для вас формате. Документируйте знания, создавайте разделы и направления. Назначайте ответственных и отслеживайте историю изменений и дополнений. Единая база знаний – это большое преимущество, как для сотрудников, так и для менеджеров. Прописав всё необходимое один раз, вы можете быстрее обучать новых сотрудников и высвобождать своё время от постоянно повторяющихся вопросов и кейсов.

12. Интеграция

Каждый бизнес имеет свою специфику и набор must-have инструментов для эффективного функционирования. Способность интранет портала интегрироваться с этими инструментами является ключевым фактором.

Убедитесь, что ваш интранет портал позволяет вам расширить ваши возможности при необходимости через интеграцию с другими системами и приложениями. Гибкость настройки интранет портала и наличие набора готовых приложений говорит о его зрелости и многофункциональности.

13. Мобильность

Быть привязанным к своему рабочему месту и рабочему компьютеру давно уже очень не эффективно, тем более, если ваша работа предполагает разъездной характер или удалённую работу. Способность всегда оставаться на связи, иметь доступ к необходимой рабочей информации с любого устройства и любого места, является конкурентным преимуществом.

Работайте там, где вам удобно и с любого удобного вам инструмента – планшета, телефона. Интранет портал, имеющий мобильное приложение делает вас гибким и эффективным независимо от вашего местоположения и условий работы. Пользуйтесь всеми преимуществами интранета и будьте всегда в курсе всех событий по вашим задачам и проектам в режиме real-time.

Нужен ли вам интранет портал?

Если какие-то из проблем описанные выше вам знакомы, и вы ищите пути их решения, вам определённо нужно задуматься о том, чтобы начать пользоваться интранет порталом в вашей компании. Если вы не знаете с чего начать, закажите презентацию, на которой вы узнаете, как интранет портал поможет решить ваши проблемы, и какие преимущества вы получите от его использования.

Пользуетесь ли вы интранет порталом в вашей компании? Поделитесь своим опытом в комментариях.

Что такое интрАнет и зачем он нужен компаниям

Руководитель «Ривелти.Интранет» Елена Богданова стала открытием PR-Форума – 2018. Интранетами разработанными при участии Елены, пользуются более 200 тысяч человек. Это сотрудники российских и международных компаний: банков, инвестиционного бизнеса, телекома, металлургии, ритейла, оборонной промышленности и IT.

Бюро коммуникаций TAGS поговорило с Еленой и задали ей самые распространенные вопросы об интранете.

Что такое интранет?

Интранет — это внутренний сайт, набор web-инструментов для поддержки работы компании. Он похож на сервисы в интернете, но доступен только для сотрудников. В интранете обычно есть сервисы поиска коллег или документов, новостная лента, инструменты управления проектами,разные справочники, например, продуктов компаний или ее филиалов.

На сайте «Ривелти» мы опубликовали кейс «Домодедово», в котором подробно расписаны внутренние процессы компании и показаны примеры их решения в интранете.

Какие задачи может решить интранет?

Их очень много. Я могу перечислить 100, но самые популярные — это:

Поиск. Например, сотрудников и документов. В интранете обычно можно найти контакты коллег, посмотреть фотографии сотрудников из других регионов и узнать, какими задачами они занимаются. Обычно такая информация размещена в справочнике сотрудников. Также в интранете есть справочник документов компании. В нем можно посмотреть актуальные регламенты, распоряжения и нормативы.

Коммуникации от компании сотрудникам: новости, объявления, анонсы и обращения руководителей. Для коммуникации между сотрудниками используют элементы соцсети — живая лента сообщений, где сотрудники могут делиться своими достижениями, задавать вопросы, обращаются друг к другу за помощью, искать коллег с нужной компетенцией.

Доступ к персональной информации: личные кабинеты, где можно узнать оставшееся количество дней отпуска, посмотреть статусы оформленных заявок, срок действия страховки, зарплатный лист и многое другое.

Информация для новичков. Нужна, чтобы сократить время адаптации. Это полезные документы, видео — то, что нужно знать о компании. Также это льготы, возможности сотрудников, продвижение корпоративных ценностей и бренда, информация о местонахождении столовой или медицинского кабинета.

Автоматизация всевозможных процессов и заявок. Например, заявка на пропуск, отпуск или командировку. Это нужно, чтобы сократить трудозатраты сотрудников HR, IT и пользователей и, тем самым, сэкономить деньги компании.

В компаниях какого размера нужен интранет?

Даже в небольшом коллективе нужны хорошо выстроенные процессы и инструменты для их поддержки. Например, интранет может быть актуален и для компании из 20 человек.

Я рекомендую внедрять интранет, когда в компании 100 и более сотрудников. Но чаще всего владельцы компании задумываются о корпоративном портале, когда без него становится совсем трудно — в компаниях от 1000 человек.

Какие инструменты можно использовать для вовлечения пользователей?

Самые популярные в России:

Дни рождения сотрудников — это лента, в которой можно посмотреть, когда и у кого день рождения, а также поздравить коллегу открыткой.

Рассказы об интересных личностях — такая рубрика может повысить лояльность и вовлеченность сотрудников. Это не профессиональные интервью, а статьи о людях. Например, одна компания рассказала в такой рубрике о парне, который рисует картины и собирает раритетные автомобили.

Сбор идей, где сотрудники предлагают нововведения. За реализацию компания выдает премии или бейджи, которые сотрудники могут тратить на сувениры или завтрак с топ-менеджером.

Благодарности коллеге за помощь, которые видят другие сотрудники.

Какие лучшие примеры интранетов есть в России и в мире?

В России — это интранет компании Рамблер. Он получил международное признание в прошлом году, выиграв в конкурсе “Intranet & Digital workplace awards”. Также сильные кейсы в России у Билайна, аэропорта Домодедово и Авито.

Среди международных компаний платиновую награду в прошлом году получил кейс страховой компании Liberty Mutual, где реализовано более 20 разных сервисов-инструментов для сотрудников, среди которых есть чат-бот. Их интранет доступен на мобильных телефонах и даже на Apple Watch.

Возможен ли интранет в госструктурах?

Да. Он так же необходим, как и в любых других компаниях, где больше 100 сотрудников. Один из лучших кейсов в России — в Центральном банке, где для 50 000 человек реализовали современный и удобный интранет с большим количеством функций и возможностей.

На кого подписаться, чтобы быть в курсе?

Мы писали об этом статью.

Также можно присоединиться к нашей интранет-абажурной на Фейсбуке — это сообщество для всех, кому интересен интранет. Еще у нас есть рассылка.

Кроме этого, я рекомендую зарубежный сайт StepTwo — здесь сотни полезных статей и материалов.

Какие платформы для интранета популярны в России?

Самая популярная SharePoint от компании Microsoft. На втором месте в России — собственная разработка, на третьем — продукты компании Битрикс. Недавно на российском рынке также появился Рамблер/We.

Еще интересные статьи:

«Трое в лодке, нищета и собаки»: Могут ли партнерские спецпроекты спасти маленькую команду?

Интегрированные коммуникации: Как создать полезный коктейль для репутации компании?

Как внутренние коммуникации помогают развить бренд и повысить продажи?

это что такое? Отличительные особенности и преимущества сети интранет

С развитием сети Интернет технологии, лежащие в ее основе (например, такие как разметка гипертекста в HTML и использование распространенного сетевого протокола TCP/IP), стали все больше применяться для разработки сетевых приложений внутри компаний и организаций для использования исключительно в своих частных компьютерных сетях.

Современные серверные решения от ведущих производителей операционных систем поддерживают все Интернет-протоколы, такие как SMTP (передача электронной почты), FTP (обмен файлами), и позволяют размещать на внутренних серверах WEB-сайты любой сложности.

Таким образом, можно говорить, что интранет - это «частный» Интернет для работы с внутренней информацией, доступ к которой осуществляется через обычный браузер. Интранет позволяет работать через защищенные VPN-каналы связи, используя Интернет. Кроме внутреннего сайта компании, через свою сеть могут работать множество приложений по обработке информации, например, бухгалтерские программы или системы управления контактами (CRM). Доступ к интранет-сети с «внешнего Интернета» контролируется брандмауэром и антивирусными программами.

Права доступа в интранет

Необходимо различать понятия интранет и экстранет. В принципе, здесь нет ничего сложного, особенно если взглянуть на первую часть сложного слова. Если интранет это «внутренний Интернет», то экстранет - это часть интра-сети, к которой имеют доступ только некоторые внутренние и избранные «внешние» пользователи. Обычно, это доступ к закрытой для посторонних финансовой и деловой информации, внутренние системы работы и взаиморасчетов с партнерами и клиентами, доступ к другим интрасетям для проведения технического обслуживания и т. д. Экстранет может объединять части двух независимых интранет-сетей. Доступ может производиться внешними устройствами идентификации, такими как смарт-карты или USB-токены.

Преимущества

Перевод информационных потоков во внутреннюю сеть компании дает очевидную выгоду:

Повышается производительность совместной работы сотрудников.
Предоставляется мгновенный и гибкий доступ к любой внутренней информации в привычном формате через стандартный интернет-браузер.
Улучшение взаимоотношений с поставщиками и клиентами путем создания экстранета.
Уменьшение затрат на установку и разработку программного обеспечения. Больше не требуется устанавливать клиентское ПО на каждый компьютер, достаточно его размещения на внутреннем WEB-сервере, и любые улучшения будут доступны всем мгновенно.
Сеть функционирует на любом оборудовании и операционной системе. Перенос программ и информации осуществляется быстро и просто.

Недостатки

Как и любая другая программная система, внутренняя сеть кроме преимуществ имеет и свои недостатки, которые необходимо учесть на этапе проектирования:

Вся внутренняя сеть или отдельный интранет-сайт могут быть взломаны через интернет и использоваться хакерами в собственных целях. Поэтому к выбору антивирусного программного обеспечения и брандмауэра необходимо подходить со всей тщательностью на самом первом этапе. Недопустимо оставлять эти вопросы внешней безопасности на потом.
Неконтролируемое размещение непроверенной информации в сети интранет - это источник постоянных конфликтов и проблем. Необходимо продумать систему контроля поступаемых данных и перечень лиц, имеющих на это право. Рекомендуется использование электронной цифровой подписи для определения авторства.
Перенос информации и программ на центральные WEB-серверы может потребовать их модернизации и изменения лицензионной политики установленного программного обеспечения при внедрении системы интранет. Это может потребовать дополнительных финансовых затрат.

Информация в интранете

Самой главной частью внутренней сети является интранет-портал, на котором будет публиковаться вся важная информация, такая как список сотрудников, правила и должностные инструкции, новости и обучающие курсы и т. д. Сюда также относится Web-сайт, представляющий компанию в интернете.

Портал легко расширяется новыми функциями, и при его создании нет необходимости создавать новую информационную структуру организации. Интранет объединит в одно информационное пространство все разнотипные источники данных. Доступ к интранет-порталу может осуществляться через защищенное VPN- или HTTPS-соединение с любого компьютера или мобильного устройства. Программные пакеты по обслуживанию интрасети предоставляют большое количество шаблонов информационных порталов для их быстрого запуска.

Социальные сети и интранет

Социальные сети стали неотъемлемой частью нашей жизни, и интранет - не исключение. Совместная работа над проектами, общение сотрудников, партнеров и дилеров по внутренней сети привели к появлению отдельного понятия - социальный интранет. Это не просто программное обеспечение, а новый инструмент повышения эффективности коллективной деятельности. Он является неким симбиозом социальной сети и программ для коллективного обсуждения и разработки проектов.

Улучшаем командную работу

Сеть интранет позволяет вывести командную работу компании на новый, более эффективный уровень. Модели работы социального интернета могут быть самыми разнообразными: от возможности общения на персональных страницах до полной передачи выбранным пользователям функции организации коллективной работы. При этом совершенно неважно, какой размер имеет компания, и какова структура ее управления. Управленческие и социальные связи могут быть в любой момент изменены для достижения большей эффективность совместной деятельности. Рабочие группы возникают динамически и сами могут определить внутреннюю иерархию взаимоотношений. Можно с уверенностью сказать, что при умелом использовании интранет является мощным инструментом повышения прибыли любой компании.

Программное обеспечение

Итак, мы разобрались, что такое интранет, теперь рассмотрим программное обеспечение для его создания. Сначала назовем базовые требования к ПО:

Средства разработки и поддержки внутренних интранет-сайтов.
Передача сообщений между участниками сети.
Внутренняя социальная интранет-сеть.
Поддержка совместной разработки проектов и документов.
Инструменты для бизнес-анализа и работы с базами данных.
Обеспечение защиты от вирусов и внешних проникновений.

Как видим, список требований довольно стандартный, и при желании всегда можно найти отдельный набор программ для каждой опции. Тем более что есть явные лидеры в своих сегментах рынка, продукты которых гораздо лучше «больших» программных пакетов. В интранет это особенно относится к обеспечению безопасности. Например, «Антивирус Касперского» или брандмауэр Comodo Internet Security пока еще справляются со своими функциями гораздо лучше аналогичных утилит Microsoft.

Вернемся к программному обеспечению. Как уже говорилось, всегда можно найти отдельный программный пакет для каждой функции интранет, но гораздо выгоднее и надежнее установить комплекс от одного поставщика. Среди универсальных решений выделим Microsoft и «1С: Битрикс».

Microsoft SharePoint Products

Это целый пакет программ для организации коллективных проектов в сети Интранет. Это софты для создания корпоративных порталов и сайтов, поиска информации в базах данных и документах, управления рабочими процессами в масштабе предприятия, функции бизнес-анализа.

SharePoint является одним из самых мощных и дорогих программных пакетов для обеспечения работы интранет. Используется и в базовой версии, и как средство разработки сторонних уникальных приложений для внутренней сети. Основным достоинством является полная интеграция с программами Microsoft, что снижает стоимость внедрения и поддержки; недостаток – высокая стоимость. Но с появлением услуги «облачного» SharePoint, цена становится доступной для средних и даже мелких компаний.

«1С: Битрикс». Корпоративный портал

Сильные позиции софта на просторах СНГ обеспечивает компания 1С своими программами автоматизации бухгалтерского учета, которые установлены практически в каждой организации. Полная интеграция с продуктами 1С является несомненным плюсом, из минусов отметим недостаточную функциональность. Несмотря на то что программа поддерживает требования к интранет-программному обеспечению, это все-таки только интранет-портал, и разработать что-то, выходящее за его рамки, будет затруднительно. Из преимуществ отметим адекватную для наших условий ценовую политику и простоту установки.

Понятие интранет его назначение и функции

Понятие интранет его назначение и функции

Интранет – это частная компьютерная сеть, в которой используются стандарты и протоколы Интернета, что значительно повышает эффективность сотрудничества и взаимодействия между работниками организации и, как следствие, повышает производительность их труда.

Сеть интранет можно назвать Web-системой, локализованной в пределах одной организации. Для преобразования в интранет локальной или региональной компьютерной сети можно обойтись уже существующими ресурсами. Хотя понятия сети интранет и обычной корпоративной сети во многом схожи, все же они различаются. В отличие от обычных компьютерных сетей, сети интранет основаны на стандартных технологиях и протоколах, которые называются открытыми.

Назначение интранет.

Интранет предполагает многоцелевое применение и может рассечь, разделить общую стоимость коммуникаций, совместно используемую информацию, систему управления данными, процесс обучения или структуру сотрудничества, как для самой организации, так и для ее внешних партнеров.

Сотрудник организации с достаточными полномочиями сможет извлекать из интранет последние данные разнообразной тематики, а также взаимодействовать с любым сотрудником компании.

Кроме публикации информации для сотрудников компании, в интранет можно создавать дискуссионные группы или публиковать отчеты (используя все преимущества мгновенного доступа к необходимым данным). такая сеть может также служить инструментом согласования графика использования конференц-зала и средством обеспечения совместной работы над проектом или документом в виртуальном пространстве.

Функции интранет.

Все службы интранет основаны на пяти основных функциях этой сети. службы интранет позволяют организации публиковать, хранить, извлекать и управлять информацией, причем формируется единое информационное пространство – сотрудники могут находиться на различных этажах здания, в различных регионах и даже разных странах.

Основные функции сети интранет:

Электронная почта: коммуникации между сотрудниками или между сотрудником и рабочей группой.
Совместное использование файлов: обмен знаниями, информацией и идеями.
Каталогизация: управление размещением информации и доступом к ней пользователей.
Поиск: извлечение нужных сведений по запросу.
Управление сетью: техническое обслуживание и модернизация системы интранет.

Обычная компьютерная сеть обеспечивает те же функции, однако они реализуются через различные пользовательские интерфейсы, которые характерны для каждой из компьютерных платформ. В сети интранет все эти функции формируются на основе единых стандартов технологий Интернета.

Основные проблемы, которые решает сеть интранет.

Информация – это основа для принятия решений, приводящих к удовлетворению потребностей заказчиков, повышению прибыльности и росту капитала. Таким образом, эффективное использование информации поможет любой кампании. Эта идея не нова, и информационные технологии применяются в бизнесе не одно десятилетие. Эффективное использование информации включает четыре концепции:

Поиск информации;
Получение актуальной информации;
Обработка информации;
Разделение информации.

1. Поиск информации

Проблема

Поиск информации может оказаться простой операцией, но только не в больших кампаниях. Она может храниться на устаревших мейнфреймах, в базах данных клиент/серверных программ, ведомственных базах данных, в электронных таблицах и в документах. Она может существовать на бумаге – в виде подшивок, лежащих в папках на полках в темном углу офиса. Она может находиться в головах людей. Иными словами, информация может быть где угодно, и поиск необходимых сведений иногда превращается в тяжелую задачу.

Типичным решением проблемы поиска информации является разработка специальной программы, предоставляющей данные определенного типа заинтересованным подразделениям организации. Многие приложения подобного рода очень эффективны в определенных областях. Но то, что всегда отсутствует, так это «карта» высокого уровня, помогающая осуществлять движение между источниками информации. Проблема в том, что источники информации находятся вне этих приложений.

Решение

Корпоративная интрасеть предоставляет единую точку доступа к информации, хранящейся в самых разнообразных формах. Она делает возможным быстрый и интуитивно понятный поиск информации при помощи комбинации иерархической организации, механизмов поиска и неструктурированных связей между источниками информации. Поскольку интранет служит в качестве «карты», он может объединять в себе все: от неструктурированных документов до больших традиционных приложений. Он может унифицировать информацию, физически находящуюся в различных местах. Задача поиска информации становится менее запутанной, а результаты более осмысленными.

2. Получение актуальной информации

Проблема

Допустим, все идет хорошо и вы нашли необходимую информацию, но как вам определить, что она не устарела? Если вы просматриваете данные о продажах в интерактивном клиент/серверном приложении, шанс на то, что данные являются текущими, есть. Но если вы читаете печатный документ о продажах, произведенных служащими, как вам убедиться, что этот текст был составлен не пол года назад? По сути, большинство неструктурированных документов (особенно печатных) устаревают, стоят слишком дорого и имеют высокие накладные расходы по печати и распространению. В большинстве же случаев актуальные данные могут быть легко получены только из высокоструктурированной информации – лучше всего в виде базы данных.

Решение

Интранет позволяет устранить барьеры в распространении неструктурированной, ориентированной на документы информации. Если документы постоянно доступны через интранет, необходимость в их распечатке (как и расходы на печать) снижается. Более того, поскольку данные могут храниться централизованно, то их обновление выполняется в одном месте, а не по всей кампании. Люди просматривают наиболее свежие документы прямо со своих компьютеров, фактически без всяких затрат на распространение.

3. Обработка информации

Проблема

Давайте предположим, что вам повезло и вы получили самую последнюю информацию. Какова вероятность того, что она находится именно в той форме, которая необходима вам для принятия решения или представления данных другим людям? Разработчики слишком часто уделяют основное внимание вводу и сохранению информации, а не ее доставке и использованию. Иными словами, данные обычно представляются в виде статических отчетов, которые могут быть только прочитаны. Но люди хотят получать информацию в формате, более подходящем для дальнейшей обработки. Например, для финансовых отчетов удобнее всего электронные таблицы, поскольку для дальнейшего анализа могут использоваться формулы, графики и функции баз данных.

Решение

Решения, осуществленные на основе интрасети и средств Microsoft, могут предоставлять данные в различных форматах. Финансовая информация может оформляться в виде электронных таблиц. Повествовательная информация может быть доступна в виде текстовых документов. Графическая информация представляется в виде презентаций. Люди могут получать данные с помощью знакомых средств. Несмотря на изобилие форматов, информация может связываться и обрабатываться в пределах одного приложения для интрасети.

4. Разделение информации

Проблема

Предположим. Что приложив невероятные усилия, вы нашли нужную информацию, являющуюся к тому же и текущей, и преобразовали ее в осмысленную форму. Как поделиться ею с другими служащими вашей кампании? Конечно, вы можете распространить ее через электронную почту или просто распечатать, но что если вы хотите опубликовать свои данные для более широкой аудитории? Что если вы хотите сотрудничать с коллегами, обладающими дополнительной информацией?

Решение

Разделение информации в интранет осуществляется различными способами. Например, это могут быть общедоступные дискуссионные группы, предназначенные для обмена мнениями о различных проектах, заказчиках или продуктах. Люди, публикующие информацию, легко могут сообщаться через встроенную систему электронной почты. Но наиболее важно, возможно, то, что (потенциально) любой сотрудник может публиковать информацию в корпоративной интрасети.

ИНТРАНЕТ - это... Что такое ИНТРАНЕТ?

Интранет — (англ. Intranet, также употребляется термин интрасеть) в отличие от сети Интернет, это внутренняя частная сеть организации. Как правило, интранет это Интернет в миниатюре, который построен на использовании протокола IP для обмена … Википедия

Интранет — распределенная корпоративная вычислительная сеть, предназначенная для обеспечения теледоступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии Интернет. Интранет позволяет контролировать доступ… … Финансовый словарь

Интранет — распределенная корпоративная вычислительная сеть, базирующаяся на технологиях Интернета и предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным электронным ресурсам... Источник: Постановление Росстата от 20.12.2007 N… … Официальная терминология

интранет — сущ., кол во синонимов: 2 • интрасеть (2) • сеть (96) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

интранет — интрасеть Внутрикорпоративная сеть, использующая технологию Интернета. Закрытая корпоративная сеть, построенная на базе технологий Интернета. В ее состав может входить корпоративный вэб узел, доступный только сотрудникам компании. Интрасеть… … Справочник технического переводчика

интранет — 3.18 интранет (intranet): Частная сеть, развернутая внутри организации. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Интранет — закрытая сеть, использующая Интернет технологии для передачи информации в рамках отдельного предприятия (организации) … Толковый словарь «Инновационная деятельность». Термины инновационного менеджмента и смежных областей

интернат — интранет … Краткий словарь анаграмм

Standard Bank — (Стэндерт Банк) Сведения о банке Standard Bank, активы и отделения Информация о банке Standard Bank, развитие банка, новые цели Содержание Содержание Определения описываемого предмета Справочная о В Standard Bank новый руководитель… … Энциклопедия инвестора

экстранет — 3.10 экстранет (extranet): Расширение сети интранет организации, особенно через инфраструктуру общедоступной сети, делающее возможным коллективное использование ресурсов организацией и другими организациями и лицами, с которыми она имеет дело,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

эффективный инструмент экономии времени и денег

IT NewsФакты и прогнозыТехнологии

| 18.01.2015

1. Что такое интранет-портал?

Прежде чем дать определение давайте рассмотрим составные части этого слова. Слово «интранет» означает внутреннюю сеть компании, защищенную от несанкционированного доступа извне и предназначенную для использования сотрудниками. Слово «портал» подразумевает под собой переход из одного пространства в другое. В данном случае переход от реальной компании к ее виртуальному аналогу.

Итак, интранет-портал – это защищенная от несанкционированного доступа, внутренняя корпоративная информационная система, основанная на веб-технологиях, являющаяся единой точкой доступа сотрудников компании к поиску, хранению, обработке необходимой, достаточной и актуальной корпоративной информации, сервисам, необходимым для выполнения повседневной работы и обеспечивающая совместную и индивидуальную работу в едином виртуальном пространстве.

Стоит отметить, что для пользователя интранет-портал выглядит как обычный, удобный и привычный в использовании сайт. Его часто называют внутренним сайтом или корпоративным порталом.

Для успешного внедрения в компании интранет-портала, и в первую очередь для предотвращения негативной реакции на его внедрение со стороны сотрудников необходимо выполнить ряд условий:

1. При открытии браузера на каждом компьютере компании по умолчанию должна загружаться главная страница портала. Это позволяет сотрудникам не запоминать его адрес.

2. Вход на портал должен осуществляться без ввода логина и пароля. Это позволяет избежать повторного их ввода, которые ранее были введены для входа на компьютер.

3. Доступ к каждой странице интранет-портала должен осуществляться не более чем в три клика. Это позволяет оперативно переходить к необходимой информации. Если кликов больше, вероятность того, что сотрудник найдет необходимую ему информацию, значительно снижается.

4. Доступ к запрошенной информации с помощью поискового запроса должен осуществляться в один клик. Это условие позволяет не тратить время на навигацию, а получить необходимую информацию за считанные секунды.

5. Скорость загрузки каждой страницы должна составлять не более 2 секунд.

6. Сотрудник не должен видеть информацию, включая ссылки на разделы и документы, доступ к которым для него ограничен. Это условие вызвано не только требованиями безопасности, но также облегчает навигацию по порталу и позволяет избежать недовольства со стороны сотрудников.

7. Интранет-портал должен обладать интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Это условие позволит существенно сократить время обучения сотрудников его использованию.

8. Оформление интранет-портала должно содержать не более трех основных цветов. Это условие позволяет избежать пестроты, отвлекающей внимание, утомляющей зрение и затрудняющей работу сотрудников.

Предупреждение! Если не обеспечить выполнение этих условий, значительно возрастет вероятность того, что сотрудники будут испытывать дискомфорт и сопротивляться внедрению и использованию портала, ссылаясь на то, что он «не понятен», «не удобен» и «вместо того, чтобы упрощать работу, только усложняет ее».

При разработке интранет-портала не может быть мелочей, важна каждая деталь. Просчитывайте каждый шаг, отнеситесь к этому проекту как к строительству высотного здания.

Фундаментом интранет-портала являются:

- единые платформа реализации, функциональные возможности и дизайн;

- единые подходы к управлению, формированию структуры и размещению информации.

Единая платформа позволяет избавиться от необходимости поддерживать множество ИС, зачастую выполняющих одинаковые функции, что в свою очередь приводит к существенному снижению издержек, как на поддержку этих систем, так и на обучение сотрудников работе с ними. Также единая платформа дает возможность создавать новые веб-узлы и разделы с единым дизайном на основе шаблонов, тиражировать новые или обновлять существующие сервисы без привлечения разработчиков.

Централизованное управление интранет-порталом с децентрализованным размещением информации дает максимальный положительный эффект для компании, обеспечивая постоянное развитие портала с одной стороны и оперативность размещения информации – с другой.

Единые принципы формирования структуры позволяют пользователям легко и быстро ориентироваться во всех разделах интранет-портала, поскольку одни и те же разделы, относящиеся к разным подразделениям или филиалам, расположены в одном и том же месте и названы одинаково. Унифицированный как в технической, так и организационной части портал прост в эксплуатации и обслуживании, его легче совершенствовать.

Ключевые цели

Главная цель создания и внедрения интранет-портала – экономия времени и денег компании. Для ее достижения требуется:

- обеспечить удобный и быстрый доступ сотрудников к необходимой, актуальной и достаточной корпоративной информации;

- повысить эффективность бизнес-процессов и внутренних коммуникаций, совместной и персональной работы.

Эти цели достигаются путем решения следующих задач:

- создания единого информационного пространства компании;

- организации структурированного и упорядоченного хранения корпоративной информации;

- создания системы сбора, хранения, обработки и отображения информации;

- организации централизованного доступа к корпоративной информации с разграничением прав доступа;

- обеспечения быстрого и удобного поиска информации;

- автоматизации простых и сложных процессов;

- создания инструментов совместной и персональной работы;

- разработки инструментов планирования и контроля выполнения задач;

- интеграции интранет-портала с автоматизированными информационными системами компании.

Отличия от сайта

Интранет-портал во многом похож на сайт, однако есть ряд отличий, наиболее существенные из которых приведены в таблице.

№	Характеристики	Сайт	Интранет-портал
1	Бизнес задачи	Информирование внешних пользователей о деятельности компании, продвижение продуктов и услуг, электронная коммерция	Обеспечение удобного и быстрого доступа сотрудников, включая руководителей компании к необходимой, актуальной и достаточной корпоративной информации, повышение эффективности бизнес-процессов и внутренних коммуникаций между сотрудниками и подразделениями компании
2	Пользователи	Клиенты, потенциальные клиенты и пр.	Сотрудники компании
3	Размещение	Как правило, аппаратное обеспечение сторонней компании (услуга хостинга)	Как правило, аппаратное обеспечение компании
4	Публикация информации	Как правило, централизованная	Как правило, децентрализованная
5	Периодичность использования пользователями	Как правило, еженедельно, ежемесячно	Как правило, ежечасно, ежедневно
6	Платформа реализации	Большое количество платформ реализации и компаний разработчиков, отсутствие пользовательских лицензий	Небольшое количество платформ реализации и компаний разработчиков, как правило, необходимы пользовательские лицензии

Этапы развития

Внедрение интранет-портала целесообразно осуществлять в несколько этапов:

1 этап. Создание информационно-справочной системы, содержащей новости, контакты, документы, справочную информацию, разделы подразделений с доступом для всех сотрудников и поиск.

2 этап. Создание инструмента для совместной работы, содержащего разделы подразделений, проектов и рабочих групп с ограниченным доступом.

3 этап. Создание инструмента для персональной работы, содержащего личные кабинеты сотрудников.

Таким образом, по мере развития интранет-портала акцент смещается от общего к частному. Взаимосвязь набора разделов/сервисов и этапов развития портала приведена в таблице.

№	Название разделов/сервисов	1 этап	2 этап	3 этап
1	Новости, контакты, документы, справочная информация, разделы подразделений с доступом для всех сотрудников и поиск	+	+	+
2	Разделы подразделений, проектов и рабочих групп с ограниченным доступом		+	+
3	Личные кабинеты			+

2. Кому и зачем нужен интранет-портал?

Сотрудникам

Интранет-портал позволяет сотрудникам оперативно получать актуальную и достоверную новостную, контактную, справочную информацию, обеспечивает доступ к корпоративным документам, разделам подразделений, проектов и рабочих групп, а также к личным кабинетам.

Интранет-портал является наиболее эффективным инструментом коммуникации и информирования сотрудников о корпоративных новостях и мероприятиях. Благодаря ему каждый сотрудник может посмотреть Ф.И.О., фотографию, номера телефонов и прочую открытую информацию о своих коллегах. Используя реквизиты, быстро найти необходимый документ, например приказ или протокол совещания. Получить обзорную, а при необходимости и детализированную информацию по всем направлениям деятельности компании. Наличие подписки на обновления выбранных разделов дает возможность всегда быть в курсе важных для него событий. Возможность обязательной рассылки новостей по выбранным адресатам, в том числе, и по всем сотрудникам компании, позволяет руководству быть уверенным в том, что важная информация оперативно и своевременно доведена до адресатов.

Интеграция интранет-портала с внутренними ИС компании, в том числе с корпоративной почтой, СЭД, системой дистанционного обучения позволяет сотрудникам, не покидая портала, видеть количество непрочитанных писем, новых поручений, назначенных курсов и запускать с интранет-портала соответствующие программы. Интеграция позволяет отображать на нем аналитическую и справочную информацию из других ИС, необходимую сотрудникам для работы. Это могут быть показатели по продажам или производству продукции, по наличию товаров на складах, а также по количеству оказанных услуг в определенном регионе и пр.

Перевод работы в электронное пространство посредством предоставления каждому сотруднику личного кабинета позволяет им наладить эффективное взаимодействие с непосредственным руководителем.

Перед принятием решения о создании в компании такого портала попробуйте ответить на следующие вопросы:

- обладают ли сотрудники в полной мере информацией о том, что происходит в компании?

- имеют ли они информацию об именах и отчествах всех своих коллег, о том, как они выглядят, какие у них номера телефонов и e-mail, какое место в организационной структуре компании они занимают, когда у них дни рождения?

- обладают ли сотрудники информацией о том, где в данный момент находятся их коллеги, например, в отпуске, в командировке или на больничном и сколько времени они будут отсутствовать на рабочем месте?

- знают ли сотрудники, где и каким образом можно быстро получить необходимую справочную информацию, нужный документ или шаблон документа, в том числе по определенному направлению деятельности?

- эффективно ли работают сотрудники в рабочих группах, в том числе на проектах?

- существуют ли в компании общие и понятные для всех методы контроля руководителем своих подчиненных?

При отрицательном ответе более чем на два вопроса, стоит серьезно задуматься о необходимости создания в компании интранет-портала.

Подразделениям

Подразделение представляет собой структурный элемент компании и может являться департаментом, службой, отделом и т.п. На интранет-портале для подразделений создаются разделы, а для филиалов – веб-узлы. Таким образом, если у компании нет филиалов, интранет-портал представляет собой один веб-узел, а при их наличии – совокупность веб-узлов.

Разделы подразделений портала могут быть как открытыми, то есть доступными для сотрудников других подразделений, так и закрытыми. В открытых разделах обычно хранятся новости, документы, шаблоны, формы документов подразделения.

К закрытым относятся разделы для совместной работы внутри подразделения. Обычно в таких разделах хранятся проекты документов, планы работ, отчеты и пр.

Некоторые разделы могут быть доступны удаленно, что позволяет сотрудникам, находящимся, например, в командировках иметь доступ к необходимой информации.

Рабочим группам

Аналогично разделам подразделений, разделы рабочих групп могут быть открытыми и закрытыми. Открытые предназначены для информирования сотрудников о ходе реализации проекта и демонстрации достигнутых результатов. Они могут включать информационные сообщения, методическую документацию, планы-графики, шаблоны и формы документов, контактную информацию членов рабочих групп и др.

Например, в разделе проекта, посвященному внедрению информационной системы, могут размещаться инструкции по работе с системой, новости об ее обновлениях, сообщения о возможных проблемах в работе, форум и пр.

Закрытые разделы предназначены для совместной работы участников группы. В них размещаются новости, проекты документов, задачи, отчеты, форумы.

Интранет-портал не только существенно сокращает сроки разработки документов рабочей группой, но и повышает прозрачность деятельности каждого из участников, позволяет совместно обсуждать возникающие проблемы и формировать базу знаний, выполняющую функцию дополнительного обучения внутри группы.

Руководителям

Руководители определяют цели, распределяют ответственность за выполнение задач, контролируют их исполнение и при необходимости вносят коррективы. Благодаря интранет-порталу, в частности личному кабинету руководителя, значительно повышается эффективность выполнения этих функций.

В личном кабинете руководителя целесообразно располагать информацию о ходе выполнения проектов и об исполнении поручений, календарь мероприятий, график совещаний, аналитические отчеты и т.д. Все необходимое может быть собрано в одном месте, что дает возможность более оперативно принимать управленческие решения. Руководитель сможет оперативно получать необходимые данные о работе компании, а также в режиме реального времени проверять состояние дел по проектам. Также в личном кабинете может находиться информация о котировках акций, курсах валют, прогноз погоды, новостные ленты информационных агентств и пр.

Рассмотрим использование возможностей интранет-портала руководителем на конкретном примере. Допустим, руководитель формирует на портале задачу и адресует ее подчиненному. Подчиненному на электронную почту приходит сообщение о том, что руководитель поставил ему задачу, подробные характеристики, которой он может посмотреть, перейдя по ссылке на интранет-портале. Это способствует абсолютной прозрачности рабочих отношений между руководителем и подчиненным. Руководитель никогда не потеряет информацию о поставленной задаче, а подчиненный четко понимает для себя, какую задачу необходимо выполнить в ближайшее время. После выполнения задачи сотрудник направляет руководителю отчет о ее выполнении. В свою очередь руководитель принимает отчет о выполнении задачи либо не принимает, сопровождая ответ причиной отказа.

Важным инструментом контроля исполнения поручений является возможность наблюдать, по каким задачам истекли сроки выполнения. На интранет-портале можно реализовать возможность определения показателей эффективности деятельности каждого сотрудника, и в зависимости от них поощрять сотрудников или налагать на них взыскания.

Чрезвычайно полезным для руководителя свойством интранет-портала является возможность удаленной работы. Оборудовав рабочие места сотрудников веб-камерами, он может, не находясь физически на своем рабочем месте посредством одного из своих мобильных устройств удаленно взаимодействовать с подчиненными, организовывать и контролировать их деятельность.

Ежедневное использование всеми сотрудниками интранет-портала для решения рабочих задач является залогом успеха для компании, стремящейся к развитию и укреплению своих позиций на рынке товаров и услуг.

3. Как Интранет-портал экономит время и деньги?

Переход от бумаги к электронному формату

Интранет-портал является централизованным хранилищем электронных документов, как самой компании, так и внешних компаний с которыми она взаимодействует, а также документов государственных органов, используемых сотрудниками в работе.

Такой способ хранения документов позволяет компании значительно сократить количество бумажных документов, что способствует сокращению расходов на бумагу, картриджи для принтеров, обслуживание офисной техники и избавлению от необходимости создания нескольких экземпляров одного и того же документа.

При наличии в компании системы электронного документооборота, платформой для которой может стать интранет-портал, а также электронной цифровой подписи, практически полностью отпадает необходимость в использовании бумажных документов.

Интранет-портал обеспечивает экономию не только материальных и финансовых ресурсов, но и времени на подготовку, согласование и распространение документов, в свою очередь это приводит к сокращению времени на получение необходимой для работы информации заинтересованными лицами и, соответственно, повышению эффективности их деятельности.

Ценность портала, в том числе, заключается в возможности создания необходимого количества папок и размещения в них файлов с документами, включения дополнительных атрибутов к этим файлам, таких как тип, статус и дата подписания, что позволяет легко группировать, сортировать и фильтровать их. Не менее важным является возможность создания карточек документов, которое целесообразно в случае необходимости вложения нескольких файлов в карточку одного документа, например, файла документа в формате для редактирования и его изображения, отсканированного с бумажного оригинала, содержащего печати и подписи.

В отличие от бумажных документов, электронные версии документов можно одновременно представить в нескольких видах для различных целевых аудиторий, например для одной сгруппировать документы по дате подписания и номеру, а для другой по типу и статусу. Количество представлений и возможности их настройки ничем не ограничены.

Система поиска, о которой речь пойдет ниже, позволяет осуществлять полнотекстовый поиск документов не только по реквизитам, но и по содержимому файлов, что для бумажных документов не представляется возможным.

Обычно отправка бумажного документа происходит следующим образом: он распечатывается в нескольких экземплярах, затем эти экземпляры с помощью курьерской службы, либо по почте доставляются адресатам. При этом время доставки может составлять от пяти минут в пределах компании до нескольких дней – при отправке документов в филиалы.

Отправка сотрудникам ссылок на файлы, размещенные на интранет-портале с помощью автоматической рассылки, а не самих файлов предотвращает дублирование одной и той же информации. Рассылка занимает не больше минуты, независимо от того, на каком расстоянии находится получатель.

Автоматизация

В каждой компании ежедневно выполняется множество как простых, так и сложных процессов, ряд из которых может быть автоматизирован. К таким процессам относятся:

- подача заявок;

- сбор и обработка информации.

Сначала следует автоматизировать простые и часто выполняемые процессы, отнимающие много времени, а затем уже сложные и редко повторяющиеся.

Оформление заявки на определенную услугу или товар зачастую представляется совсем несложной задачей, однако на практике вызывает у сотрудника немало затруднений. Во-первых, достаточно велика вероятность ошибки при заполнении заявки, что в случае бумажного документооборота приводит к необходимости ее повторного заполнения. Во-вторых, не всегда ясно кому ее направлять, а в-третьих, в тот или иной момент времени не ясен статус выполнения заявки.

На интранет-портале заявки реализуются в виде электронных форм, в которых четко определены типы полей (текстовые, числовые и пр.) и необходимость их заполнения. Важным является описание того, что необходимо ввести в поля формы, а также вывод уведомления в случае ввода некорректных данных. После заполнения заявки сотруднику остается только нажать кнопку «Отправить». По заранее определенному сценарию заявка попадет либо на согласование, рассмотрение, утверждение либо сразу на исполнение. К таковым относятся заявки на использование автотранспорта, на пропуска, на бронирование переговорных комнат, на канцелярские принадлежности и пр. Еще одним полезным свойством электронной заявки является то, что тот, кто оформил заявку, может в любой момент времени посмотреть статус ее выполнения.

Серьезной проблемой может стать необходимость оперативного сбора информации от подразделений и филиалов компании. При отсутствии единообразия возникает множество подходов к сбору, обработке и представлению информации, в том числе и с применением ИТ. Часто эти подходы бессистемны и неэффективны с точки зрения затрат времени, привлекаемых финансовых, материальных и человеческих ресурсов. Все это может вызывать множество разнообразных проблем не только при сборе, но и при обработке информации. Решение этих проблем возможно с помощью интранет-портала.

В качестве примера приведу процесс сбора и обработки информации по проекту изготовления и монтажа фасадных вывесок в компании. В описываемом случае возможности портала были использованы в полной мере.

Процесс сбора и обработки информации разбит на несколько этапов. На первом на интранет-портале создан раздел, в котором представители филиалов выбрали один из предложенных вариантов вывесок. Для этого представитель каждого филиала разместил в индивидуальной карточке согласованный с руководством документ с утвержденными характеристиками вывески. Через несколько дней в тех же карточках были размещены макеты вывесок, подготовленные дизайнером в соответствии с требованиями филиалов, которые также благодаря порталу были оперативно согласованы с руководством филиалов. Затем, после централизованного изготовления вывесок они были сфотографированы, фотографии были размещены в соответствующих карточках и также согласованы с филиалами. Это было сделано для предотвращения ошибок, возможно возникших в ходе производства. После их монтажа филиалы опубликовали в карточках фотографии смонтированных вывесок. На этом проект был завершен.

Для всех этапов этого проекта информация, содержащаяся в карточках филиалов, была выведена в отдельные представления из единой базы данных. Эти представления были сформированы для подготовки технического задания, макетов вывесок, списка почтовых адресов и пр. Использование интранет-портала позволило в кратчайшие сроки успешно завершить проект.

Подобные запросы и формы могут создаваться в неограниченном количестве для всех подразделений.

Быстрый поиск корпоративной информации

Представьте себе, что в Интернете нет ни одного поискового сайта. Есть только один сайт, на котором собраны ссылки на другие сайты. Как бы тщательно на нем все эти ссылки не были сгруппированы, отсортированы и отфильтрованы, поиск информации был бы слишком сложен и неэффективен. Именно для решения этих проблем и были изобретены поисковые сайты, которые позволяют за несколько секунд найти пользователю необходимую информацию.

Как и поисковые сайты для Интернета, поиск для интранет-портала является его ключевой составляющей, позволяющей экономить время сотрудников. Чаще всего на интранет-порталах ищут документы и контакты коллег. При вводе в поисковую строку названия или части содержимого документа в результатах поиска отображается ссылка на нужный документ, а при вводе Ф.И.О., подразделения или должности в результатах поиска отображается информация о сотрудниках в формате визитных карточек. Если у пользователей нет доступа к определенной информации, то и в результатах поиска для них эта информация не отображается.

Для удобства сотрудников на странице результатов поиска, помимо самих результатов, отображаются фильтры, позволяющие ограничить результаты поиска, например, вывести результаты только по людям или только по документам. Кроме того, необходимо иметь возможность уточнения в каком разделе интранет-портала следует искать информацию.

Оперативное получение сотрудниками необходимой корпоративной информации посредством быстрого и удобного поиска дает им возможность не отвлекаться от выполнения своих трудовых обязанностей.

Совместная работа

Одна из основных функций интранет-портала – это предоставление сотрудникам возможности совместной работы с документами. В традиционной форме этот процесс выглядит следующим образом: сотрудник готовит документ, отправляет его по электронной почте своему коллеге, тот осуществляет правку и возвращает его обратно автору. Так может происходить множество раз. Если в подготовке документа участвуют несколько сотрудников из разных подразделений, процесс может затянуться на несколько недель и даже месяцев. На интранет-портале работа всегда происходит только с одним файлом, у которого после внесения изменений появляется новая версия. При этом фиксируется информация о том, кто и когда внес изменения, причем пока один из сотрудников правит документ, другие могут только просматривать его в режиме чтения.

Работа над документом может происходить в определенном разделе, в котором могут обсуждаться текущие вопросы, в том числе и в режиме видеоконференцсвязи. При этом сотрудники, участвующие в совместной разработке документа, могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Благодаря интранет-порталу, им нет необходимости встречаться лично, что существенно экономит время и снижает расходы на транспорт, проживание в гостиницах и т.д.

Для совместной работы на интранет-портале создаются разделы, содержащие подразделы для работы с документами, хранения информации и общения, с доступом только для тех сотрудников, которые имеют отношение к этой работе. Эти разделы позволят эффективно работать и быстро получать результат.

Таким образом, создание виртуальных рабочих групп существенно экономит время на выполнение совместных проектов. Чем больше в вашей компании работает человек, тем важнее становится задача внедрения в ней интранет-портала.

Александр Федоров,
[email protected]

технологии, Cоциальная сеть, Документооборот, информационная безопасность

Журнал:

Что такое современный интранет?

Прикрутить к интранету всевозможные трещотки и свистульки не так сложно. Однако качество корпоративной сети определяется не свистульками, а умением хорошо делать три основные вещи.
Современный интранет - это «умная», интегрированная, интуитивно понятная система, которая должна хорошо справляться с важными для пользователей задачами:

Предоставлять актуальные новости и информацию – начиная с вводного курса для новичков от HR, руководителя подразделения и отдела корпоративных коммуникаций, заканчивая регулярными корпоративными новостями;
Искать и находить – других сотрудников, экспертов, информацию, знания, идеи – все, что может понадобиться для работы;
Помогать в работе – поддерживать все "проектные" и "процессные" элементы, необходимые для функционирования и развития бизнеса, создания новых продуктов и обслуживания клиентов.

Современный интранет - единая точка входа

Вот такое простое определение. Конечно, к нему можно добавить разных деталей. Накидать модных слов: краудсоринг, управление талантами, операционная эффективность. Все, что только захотите.

И все же в первую очередь интранет должен быть единой системой, умеющей все то, что перечислено чуть выше. Не забудем еще про интегрированность, привлекательность и удобство для пользователей (оно же - мобильность). Другими словами, современный интранет - это единая система, где все составляющие объединяются общей концепцией. Система, которая стремится стать глобальным хабом для всех коммуникаций и совместной работы в масштабах организации.

Интранет это…

Чем может быть интранет для вашей организации? На самом деле, много чем:

Моделью вашей организационной культуры;
Отражением корпоративного бренда;
Новым способом организации сообществ и взаимодействия людей;
"Цифровым образом" каждого отельного сотрудника и его репутации внутри компании;
Инструментом для согласования действий и формирования вовлеченности для территориально распределенных сотрудников;
Центром коммуникаций и совместной работы;
Основной площадкой для выполнения рабочих задач.

Продолжать можно бесконечно, но лучше перейти к практике - к списку вещей, которые пользователи хотят и ни за что не хотят видеть в своем интранете.

Мы не хотим...

Чтобы интранет превращался в бесполезный «справочник-указатель», где приходится долго и безуспешно копаться в поисках нужной информации.
Систему, которая не связана с другими рабочими инструментами. Нет, мы не хотим еще одно приложение параллельно с вики, отдельную библиотеку документов на SharePoint, дополнительную папку в DropBox, электронную почту, самостоятельный сервис веб-конференций и несколько служб мгновенных сообщений.
Заполнять огромные электронные формы со "структурированной метачепухой" при загрузке файлов в библиотеку документов.
Отдельные сервисы для поиска экспертов и рабочей информации.
Интранет без доступа с мобильных устройств.
Рабочий микроблог с ограничением в 140 символов и меньше.
"Фейсбук для организаций" с единственной ненастраиваемой лентой активности, где ненужной информации больше, чем в обычном ящике электронной почты.
Старую добрую главную страницу портала с выверенной структурой. Страницу, которую специальные люди в соответствии с собственными критериями полезности заполняют заранее очищенной и просеянной информацией.

Мы хотим...

Иметь возможность быть на связи, помогать коллегам, обмениваться знаниями, учиться у них, находясь в любом месте, работая с любого устройства.
Делать свою работу с телефона или планшетника.
Отфильтровывать информационный шум и подписываться только на нужные новости - от конкретных людей, от подразделений в конкретном городе, на определенный тип контента.
Задавать вопросы и максимально быстро получать ответы, чтобы оперативно помогать клиентам.
Чтобы результаты поиска учитывали наши предпочтения и искали людей, места и контент с учетом этих предпочтений.
Умных рекомендаций, которые помогут найти совершенно новую информацию, о которой мы ничего не знали.
Легко адресовать свои сообщения целым группам людей без использования электронной почты.
Отслеживать активность, действия, принятые решения и понимать контекст ранее проделанной работы в результатах поиска.
Чтобы система отслеживала охват и эффект от наших сообщений.
Чтобы интранет учитывал влияние производимого и потребляемого контента в показателях KPI, а руководители могли корректировать свои действия на основе этих данных.

Пользователям нужна простая и логичная система

Простая, понятная, персонализированная, интуитивно понятная логика интранета. Все должно было просто, потому что мы очень заняты.
Неоднородность и корявость легаси-интранетов доказали несостоятельность старых систем в плане коммуникаций и совместной работы.

При этом, что любопытно, пользователям не особо интересны чудо-свойства современных платформ, если они не имеют видимых преимуществ и не оказывают помощи в исполнении ежедневных обязанностей. Не помогают создавать новые продукты и идеи, продавать и обслуживать клиентов. Лучшая логика системы - логика, которая строится от потребностей людей и внутрикорпоративных пользовательских сетей.

Принятие и освоение не обязательно должно быть трудным

Когда дело доходит до освоения, не обязательно лезть из кожи вон, чтобы заставить всех пользоваться интранетом ежедневно. Если, конечно, мы говорим об интранете как рабочей площадке.

Для начала стоит задуматься об отказе от некоторых устаревших легаси-инструментов, дабы не давать людям лишний повод прятаться от перемен. С другой стороны, можно минимизировать общий хаос, разрешив сотрудникам работать с действительно полезными и любимыми инструментами. Основная задача на этапе освоения - связать новую систему с привычными пользователям инструментами или встроить эти инструменты в интранет. Люди не должны бродить по разным системам и логиниться в каждую по отдельности.

И да, на этапе освоения понадобится одобрение руководства. Больше того, нужно будет, чтобы руководители подавали пример всей компании, поэтому придется вплотную заняться отслеживанием показателей положительного эффекта от внедрения. Имейте в виду, цифр по общей активности и востребованности интранета будет мало.

Пора менять платформу

Настал момент сказать последнюю важную вещь. Современный интранет должен быть социальным. Сегодня интранет - это связующая субстанция для всей организации, портал, окно в компанию, универсальный хаб, пульс, коллективный разум. Единая система, которая соединяет все со всем и позволяет работать в любом месте.
Пришло время поменять старую платформу на новую. Заменить старый интранет новым – умным, облачным, мобильным, социальным.
Так стоит ли ждать?

Интранет что это такое

Интранет — Википедия

Планирование, создание и развертывание интранет[править | править код]

Интранет - это... Что такое Интранет?

Особенности

Планирование, создание и развертывание Интранет

Литература

Ссылки

Примечания

зачем нужен, как создать корпоративный портал и внедрить его в организацию?

Корпоративный портал = интранет?

Функционал интранет-портала

Как внедрить интрасеть в организацию?

Плюсы и минусы корпоративного портала

Что такое Интранет? Корпоративные интранет порталы

Что такое интранет портал и зачем он нужен современной компании

Узнать подробнее из чего состоит интранет портал

Эволюция рабочего пространства

Как может помочь интранет портал?

Что же такое интранет портал и почему без него не может обойтись не одна современная компания?

1. Социальная сеть

2. Задачи

3. Коммуникации и совместная работа

4. Документы

5. Хранилище файлов

6. Календари

7. Почта

8. Телефония

9. Бизнес-процессы

10. HR-операции

11. База знаний и Wiki

12. Интеграция

13. Мобильность

Нужен ли вам интранет портал?

Что такое интрАнет и зачем он нужен компаниям

Что такое интранет?

Какие задачи может решить интранет?

В компаниях какого размера нужен интранет?

Какие инструменты можно использовать для вовлечения пользователей?

Какие лучшие примеры интранетов есть в России и в мире?

Возможен ли интранет в госструктурах?

На кого подписаться, чтобы быть в курсе?

Какие платформы для интранета популярны в России?

Еще интересные статьи:

это что такое? Отличительные особенности и преимущества сети интранет

Права доступа в интранет

Преимущества

Недостатки

Информация в интранете

Социальные сети и интранет

Улучшаем командную работу

Программное обеспечение

Microsoft SharePoint Products

«1С: Битрикс». Корпоративный портал

Понятие интранет его назначение и функции

ИНТРАНЕТ - это... Что такое ИНТРАНЕТ?

эффективный инструмент экономии времени и денег

Что такое современный интранет?

Смотрите также