Дсп что это такое документооборот

Документы Для служебного пользования (ДСП). Особенности работы, оформление, хранение

Документ с грифом «ДСП»

Отнесение информации к конфиденциальной в любой организации осуществляется на основании законодательства Российской Федерации.

Бланк документа «Для служебного пользования»>>

Кто определяет в организации какие сведения в документе необходимо к информации ограниченного распространения?

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к разряду ограниченного распространения возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В каждой организации должен быть оформлен Перечень должностных лиц, имеющих право доступа к конфиденциальной информации. Также полномочия сотрудника, подтверждающие право работать с информацией с грифом «ДСП» должны быть закреплены в должностной инструкции.

Особенности работы c документами «Для служебного пользования»

• При увольнении или переводе на другую должность работника, за которым числятся документы «Для служебного пользования», проводится передача документов непосредственному руководителю.
• В организации обычно проводится проверка у работников наличия документов «Для служебного пользования» не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя. В состав комиссии обязательно включаются должностные лица, в функции которых входит защита информации (сотрудники отдела безопасности).
• В архивах, где сосредоточено большое количество документов и дел «Для служебного пользования», проверка наличия документов проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия документов «Для служебного пользования».

Хранение документов «Для служебного пользования»

Главное условие сохранности документа «Для служебного пользования» — принадлежность конкретному должностному лицу, подтвержденная личной подписью.

В случае утраты документов, дел, носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», либо разглашения содержащихся в них сведений, а также при обнаружении признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление (попытку ознакомления) с информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее данные факты, немедленно докладывает руководителю организации. Затем по его указанию, как правило, проводится служебное расследование.

Служебное расследование проводит должностное лицо, в функции которого входит защита информации, а результаты служебного расследования докладываются в служебной записке руководителю организации.

На утраченные документы, дела, носители информации «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Утрата документов, содержащих сведения ограниченного распространения, либо незаконное получение и разглашение таких сведений влечет ответственность, предусмотренную федеральными законами.

ДСП-документы и носители ДСП-информации хранятся в организации в несгораемых сейфах. Делам, в которых хранятся документы и информация «Для служебного пользования» присваивается гриф «Для служебного пользования».

Особенности оформления документов «Для служебного пользования»

Особенностью оформления документов для служебного пользования является отметка ограничения к доступу документа. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

Бланк письма «Для служебного пользования»>>

Если есть приложения к дсп-документу, пометка также размещается в правом верхнем углу приложения, а номер экземпляра проставляется ниже пометки через одинарный межстрочный интервал.

При наличии в организации электронного документооборота файлы документов с пометкой «Для служебного пользования» не вкладываются, а в электронном виде передаются, как правило, по защищенным каналам связи.

Как правильно зарегистрировать и обработать ДСП-документ>>

Гриф ДСП — что это такое, когда использовать, степень секретности

На некоторых документах можно заметить гриф ДСП или «для служебного пользования», который согласно нормативам законодательства строго ограничивает возможности по применению информации. Однако о том, как именно определяется степень секретности при наличии грифа ДСП, а также о том, является ли надпись для служебного пользования полноценным грифом или пометкой, знают не все руководители и специалисты отдела кадров. В то же время неверное использование грифа для служебного пользования может привести к различным проблемам, которых можно избежать, зная нормативы законодательства.

Что такое гриф ДСП

Гриф «для служебного пользования» — это особая пометка на документах, а также папках в которых они могут храниться, проставляемая на всех листах и приложениях, которые относятся к отдельному документу. Наличие данного грифа строго ограничивает круг лиц, которые могут получить доступ к этой документации. В частности, на документы, имеющие определенный гриф секретности, не распространяются нормативы законодательства, касающиеся возможности беспрепятственного доступа к информации.

Рассматривая же непосредственно гриф ДСП, необходимо отметить, что так отмечаются все документы, которые могут содержать в себе сходную со служебной тайной информацию, не обладающую столь высоким уровнем секретности. Более подробно о служебной тайне можно прочитать в отдельной статье. Под служебной тайной подразумевается конфиденциальная информация, которая хранится и используется в различных органах государственной службы.

Гриф ДСП и документы, содержащие служебную тайну, не являются тождественными понятиями. В частности, наличие служебной тайны однозначно запрещает доступ к рассматриваемой документации лицами, не наделенными соответствующими полномочиями законом или регламентом государственного органа. Порядок обращения с документами с грифом ДСП позволяет ознакомлять с ними и передавать их в различные негосударственные структуры для осуществления определенных действий, связанных с предназначением документов.

С точки зрения российского законодательства, непосредственно гриф ДСП и его использование строго регламентированы. За нарушение принципов обращения с подобной документацией может быть предусмотрена административная, уголовная и дисциплинарная ответственность. Конкретный порядок работы с грифом ДСП рассматривается ведомственными документами, касающимися деятельности того или иного органа государственной службы.

Могут ли использовать гриф ДСП коммерческие организации

Гриф для служебного пользования, с точки зрения нормативов действующего российского законодательства, рассматривается исключительно в отношении отдельных государственных служб. Таким образом, использовать данную пометку в своей деятельности негосударственные организации, как коммерческие, так и некоммерческие, не могут. В то же время, в рамках ведения коммерческой деятельности все же предусмотрены механизмы ограждения различной конфиденциальной информации от посторонних. В частности, основными подобными механизмами являются:

• Коммерческая тайна. Если субъект хозяйствования обладает какой-либо информацией, доступ к которой позволяет ему получать прибыль, или может привести к определенным убыткам при ее разглашении, то такая информация может быть отнесена к коммерческой тайне и находиться под защитой со стороны российского законодательства.
• Персональная информация. Доступ к чьим-либо персональным данным в российском законодательстве строго регламентирован, и информация, содержащая их, не может находиться в открытом доступе в принципе, за исключением отдельных, строго определенных случаев. Нарушение порядка обработки персональных данных также может привести к привлечению к ответственности.

Непосредственно же применение грифа ДСП к документам, которые субъект хозяйствования не хочет допускать к использованию третьими лицами законом не предусмотрено, если этот субъект не относится к государственным структурам. Таким образом, применение такого грифа к документации может привести к следующим негативным последствиям:

• Отсутствие законодательной защиты. Если вместо грифа коммерческой тайны на документ, содержащий подобную информацию, будет нанесен гриф ДСП, то данный документ может быть не признан коммерческой тайной, а значит и никакой ответственности за его разглашение никто не понесет.
• Уголовное или административное преследование. В отдельных случаях, использование данного грифа может привести к квалификации данного действия со стороны негосударственной организации или физического лица в качестве подозреваемого в совершении мошенничества или присвоения полномочий.

«Для служебного пользования» — это гриф или пометка?

Вопрос того, является ли надпись «Для служебного пользования» полноценным грифом секретности или пометкой, может быть актуален как для государственных служащих, так и для других лиц, которые могут работать с такими документами в силу различных обстоятельств. В чем же разница между грифом и пометкой?

Под грифом в действующем законодательстве подразумевается нанесение специальной печати или ряда надписей по установленной форме или же в свободной форме на каждую страницу документа. При этом гриф секретности определяет конкретную степень секретности документации, проставляется на каждой странице документа, если их несколько, и является юридически значимой составляющей документа.

Пометка, в свою очередь, не несет никакой юридически значимой информации, а лишь определяет конкретные дополнительные сведения в отношении документа. Так как использование грифа для служебного пользования сейчас четко регламентировано российским законодательством, то оно подразумевает отнесение его именно к категории полноценных грифов, а не информативных пометок.

Как работать с документами, содержащими гриф ДСП

Порядок работы с документацией, содержащей гриф ДСП, устанавливается действующим законодательством в отношении государственных служб. При этом государственные службы должны определить круг лиц, которые имеют право хранения и учета таких документов и обращения с ними. В свою очередь, в каждом конкретном случае, гриф ДСП может подразумевать работу с документацией ограниченным кругом лиц, как относящихся к определенной службе, так и за ее пределами.

В случае, если лицо получило документ, содержащий гриф ДСП, ему следует уточнить у передавшего информацию лица о том, какие действия можно предпринимать с данной документацией. В общих ситуациях, подобный гриф устанавливает следующие ограничения:

• Запрет на ознакомление третьих лиц. Информация, которая находится под грифом ДСП, не должна быть передана третьим лицам. При этом при работе в рамках государственной службы, допускается ознакомление других работников, имеющих допуск к этому документу, с данной информацией.
• Запрет на копирование. Документы с грифом ДСП обычно не подлежат копированию и сохранению копий.

В каждом конкретном случае, документ с грифом ДСП может как содержать дополнительные ограничения на предпринимаемые с ним действия, так и предполагать разрешение на ознакомление с данными определенных лиц и возможность копирования и распространения документа среди них.

Загрузка...

Документы ДСП: образцы, оформление, хранение

Документы ДСП предназначаются для служебного пользования. То есть в них содержатся сведения, предназначенные лишь для определенных категорий граждан. Тем не менее секретными документы ДСП не являются. Но информация в них касается лишь хозяйственной жизни соответствующего предприятия. Документы ДСП всегда распространяются в ограниченном формате.

Об актах

Данные моменты регулирует нормативная база РФ. Так, все, что касается документов ДСП, регулируется постановлением правительства РФ № 1233.

Учет

Согласно представленным в законе инструкциям, документы ДСП обязательно отражаются в официальном учете организации. Любое ненадлежащее действие с данной документацией приводит к утечке информации. Поэтому пользуются документами с пометкой «ДСП» с особой внимательностью.

Отслеживается и местонахождение документации, и это в обязательном порядке. Такие требования позволяют обеспечить ответственность за хранение документов с грифом «ДСП». Наличие данных бумаг всегда тщательно проверяется, чтобы всегда оставалась возможность вовремя заметить их утрату и принять соответствующие меры.

Виды

Образцы документов ДСП бывают 3 видов. Это входящие, исходящие и внутренние документы. Последние образуются в ходе повседневной жизни предприятия. Хранение документов ДСП ограничивается их пребыванием лишь на предприятии. К данному разряду относят инструкции, акты. Учет документов ДСП проводят структурные подразделения, несущие ответственность за не секретную документацию.

Этапы

Вся входящая документация уже в организации проходит несколько этапов. Во-первых, это ее прием. Во-вторых, это внесение в журнал регистрации документа ДСП. Уже после этого он попадает на утверждение руководителю. Затем документ ДСП (расшифровка аббревиатуры - для служебного пользования) вносится в учетную форму. Далее осуществляют тиражирование, но только при наличии письменного разрешения от руководства. Важно, чтобы была проставлена отметка на оригинальном листе.

После всех перечисленных процедур, согласно официальным инструкциям, документы ДСП передаются сотрудникам отдельных подразделений юридического лица. Далее их помещают в соответствующие дела. После истечения срока хранения документа ДСП его уничтожают.

Фактически стандартные акты и указанные выше проходят примерно одинаковые процедуры. Разница лишь в регистрации документов ДСП и незначительных тонкостях в этапах.

Подробнее об учете

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» свидетельствует о том, что при маленьких объемах соответствующих актов учет осуществляют вместе со стандартной документацией. Но при этом нужно понимать, что разница в оформлении образцов документов ДСП и наличие ряда нюансов в этом вопросе повышают риски того, что документация будет утрачена.

Также, учитывая совместно обычные акты и ДСП, будет сложнее регистрировать последние, проверять наличие и искать их. По этой причине все же документы ДСП в журналы учета вносятся отдельно чаще всего. Это позволяет избежать множества трудностей.

Обычно журналов учета ДСП документов в юридическом лице заводится три. Их заводят в соответствии с категориями документации – для входящих, исходящих и внутренних документов. Важнее всего здесь реквизиты документации, с помощью которых отслеживается судьба акта вплоть до истечения срока документа ДСП, после чего он уничтожается. Ряд актов хранится в архивах. Также всегда следят за движением документации. С этой целью проводят оформление документа ДСП в отдельный реестр.

Пересылают документацию данной категории лишь заказными почтовыми отправлениями, через спецсвязь либо фельдсвязь, помечая соответствующим грифом.

Присвоение грифа

Важно знать, по каким критериям выносят решение об оформлении документов по образцу ДСП. На каждом предприятии есть лица, ответственные за хранение документов для служебного пользования. Все полномочия, связанные с данными актами, закрепляются в должностных инструкциях. Доступ к сведениям ограниченного распространения имеется лишь у определенных категорий сотрудников.

Работа

Когда увольняется либо на иную должность переводится сотрудник, ответственный за документы для служебного пользования, документацию передают руководству.

Официально устанавливается и частота, с которой проверяют документацию, относящуюся к данному разряду. Так, это проводят не реже, чем раз в год. Делает это специальная комиссия, которую назначает руководитель, выпуская соответствующий приказ. В комиссию включают ряд должностных лиц, к чьим функциям относят защиту данных.

Архивные документы ДСП (расшифровка - для служебного пользования) проверяются не реже, чем раз в 5 лет. По итогам процедуры всегда выписывают акт о том, что проверка была проведена успешно.

Подробнее о хранении

Надежное хранение важно для документации, предназначенной для служебного пользования, обеспечивается оно тем, что за нее отвечают конкретные лица. Их полномочия, выполнение ими соответствующих функций подтверждаются личными подписями.

Когда акты оказываются утраченными либо разглашается содержащаяся в них информация, предназначенная для ограниченного круга лиц, должностные лица, выявившие данные нарушения, первым делом сообщают об этом руководству юридического лица. Важно знать, что несанкционированным является и ознакомление с содержанием текста актов тех, для кого данные сведения не предназначаются. Обычно, как только выявляются подобные факты, первым делом запускается служебное расследование.

Оно проводится должностным лицом, к чьим функциям относится защита соответствующих данных. О результатах данной процедуры всегда делают доклад руководству предприятия. Сообщают о них, передавая ему служебную записку.

На каждый утраченный документ ДСП всегда составляют акт. На его основе в учетную форму вносят необходимые отметки. Если документы с информацией для ограниченного круга лиц утеряны либо был незаконно получен к ним доступ, наступает ответственность. Она предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Документы для служебного пользования хранят на предприятии в несгораемом сейфе.

Тонкости оформления

Существует ряд нюансов, которые обязательно учитывают, присваивая документу гриф «Для служебного пользования». Пометку «ДСП», номер копии прописывают на первой странице акта, на обложке и титульном листе. Также помечают первую страницу сопроводительных писем к документации, которая содержит служебную информацию ограниченного распространения.

Пометку проставляют в правый верхний угол документа. Номер копии выставляют под ней через одинарный межстрочный интервал. При наличии приложений к документам для служебного пользования пометку ставят и в приложениях. Помещают ее в правый верхний угол каждого приложения. Номер копии выставляют под пометкой также через одинарный межстрочный интервал.

Если имеется электронный документооборот на предприятии, файлы документации с пометками «ДСП» не вкладывают. В электронном формате документацию данного типа передают только через защищенные каналы связи.

Подробнее о документах ДСП

Нередко работники всевозможных учреждений объясняют свои требования рядом внутренних инструкций. Проверку их наличия провести не представляется возможным. Акты хранятся под грифом «Для служебного пользования».

К примеру, не так давно Верховным судом было рассмотрено дело Кателевского, который пытался добиться того, чтобы приказ МВД о запрете фото- и видеосъемки на объектах с особым режимом был признан незаконным. Он уже неоднократно подвергался аресту за видеосъемку около отдела полиции. Он обжаловал арест в суде, но проиграл. Судебный орган в своем решении ссылался как раз на требование, содержащееся в соответствующем приказе. Согласно ему, Кателевский не обладал правом на проведение видеосъемки без получения на то разрешения от начальника отдела полиции.

В ходе обжалования Кателевский указывал, что сам не видел текста приказа, поскольку он оформлен под грифом «Для служебного пользования», несмотря на то что документация, которая так или иначе затрагивает права и обязанности третьих лиц, должна обязательно публиковаться, согласно российскому законодательству. Первое рассмотрение дела было отложено, так как Министерство юстиции не ознакомилось со спорным приказом. Второе рассмотрение было прекращено, поскольку за 3 суток до того Министерством внутренних дел документ был признан утратившим силу.

На деле подобные ситуации возникают во всех официальных органах. Порой положения документов, которые предназначены только для служебного пользования, содержат неординарные требования. Известны случаи, когда государственные органы отказывались принимать документацию из зарубежного предприятия, поскольку у него не имелось печати на русском языке. А в других органах не принимали акт без перевода, но приняли тот же текст на иностранном языке по почте. И все из-за соответствующего пункта в документации для служебного пользования.

Обычно когда из-за таких положений нарушаются права граждан, шансы оспорить действия органов в судебном порядке и выиграть равняются нулю. Если бы дело Кателевского было выиграно, это был бы прецедент в российском праве. После него множество похожих исков оспаривалось бы в пользу граждан. И шансы на победу возросли бы.

Однако юристы-практики отмечают, что дело было рискованным, шансов на победу у Кателевского изначально имелось не так много. Согласно его мнению, обычно ВС РФ придерживается достаточно твердой позиции, указывая, что пометка «ДСП» служит основанием для причисления документа к сведениям конфиденциального характера, а значит документация данного вида публиковаться не должна. Также она предназначается лишь для использования внутри ведомства. По этой причине прав и свобод граждан она не затрагивает.

«Газпром» против налоговиков

Но при всей безнадежности данной ситуации есть и несколько более позитивные прогнозы. Не так давно имело место резонансное дело об оспаривании «Газпромом» внутренних писем Федеральной налоговой службы Российской Федерации. Предприятие добивалось того, чтобы письмо ФНС «О налоге на добычу полезных ископаемых» было признано недействительным.

ВС отправил иск по подведомственности в арбитраж, дело же было прекращено, так как было выявлено, что письмо Федеральной налоговой службы – это не нормативный акт. По этой причине оно просто не может быть оспариваемым.

«Газпром» дошел до Конституционного суда. Там было признано, что акты носят обязательный характер как для предприятия, так и для налогоплательщиков. По этой причине последние должны обладать правами оспаривания «внутреннего налогового письма.

Однако судьей Конституционного суда Юрием Даниловым, назвавшим данный вывод ошибочным, было объявлено, что он не способствует эффективному правосудию.

В ходе данного разбирательства появилось новое положение в федеральном конституционном законе «О Верховном суде Российской Федерации». Оно указывало на то, что акты с разъяснениями законодательства могут оспариваться.

Однако в случае с делом Кателевского непонятно, относится ли приказ МВД к актам подобного рода, так как законодательство данный вопрос не разъясняет никак. Подобные инструкции представляют большую опасность: их обязательно должны соблюдать граждане, но при этом документы скрыты грифом «Секретно». То есть доверять граждане могут лишь слову работника государственных органов. А оспаривание требований – «гадание на кофейной гуще», так как текст инструкции откроется лишь в судебном порядке.

Необязательность соблюдения

Согласно точке зрения ряда адвокатов, в каждом спорном случае, похожем на дело Кателевского, единственное верное решение – применять Конституцию РФ. Так, статья 15 гласит, что законы подлежат официальному публикованию. Неопубликованные законы применяться не могут. Каждый нормативный акт, который затрагивает права и обязанности граждан, не может применяться в случаях, когда официального публикования произведено не было.

По этой причине все внутренние положения, которые регламентируют деятельность ряда предприятия, обладают локальным характером. Действие их на третьих лиц не распространяется.

На деле обычно сталкиваются с иной ситуацией. Нередко официальные органы занимаются установлением особых требований документации, которая предоставляется на рассмотрение. К примеру, внутренними инструкциями определяется срок их действия, обязательные реквизиты. Но когда законы либо акты не имеют подобных требований, соблюдение их обязательным не является.

Но включенные в положения законные инструкции обязательно подлежат соблюдению, а оспариванию – нет. В прошлом году Верховный суд рассматривал дело по инструкции по судебному делопроизводству в районном судебном органе. Согласно ему, копию протокола разбирательства изготовляют по письменному ходатайству участников разбирательства и за их счет.

Подсудимый заявил, что требования противоречат Налоговому кодексу, поскольку с 2013 года никаких пошлин за данные действия не предусматривается. Но Верховный суд с этим мнением не был согласен, в иске было отказано. Инструкция отдельных норм не установила, она только воспроизвела Уголовно-процессуальный кодекс, статью 259.

Особенности работы

Нужно помнить о том, что никогда к информации для служебного пользования не относят законодательные акты, данные о ЧС, опасных ситуациях, все сведения, которые касаются безопасности граждан. Также в данную категорию включают описания структуры органов исполнительной власти, их адреса, порядки рассмотрения обращений, решения по ним, документы фондов, применяемые для реализации прав граждан.

Обращаются с соответствующими документы по строгому регламенту. Печатают и копируют документы ДСП в машинописном бюро. Учитывают каждый экземпляр документа. На последнем листе прописывают, сколько имеется в наличии копий.

После отпечатки всех страниц черновики и другие варианты отдают сотрудникам, занимающимся учетом. Далее они попросту уничтожаются, и данная процедура фиксируются в учетной форме.

В отношении соответствующих сведений в вооруженных силах РФ действует свое особое положение – приказ министра обороны РФ № 355.

Уничтожается дело с пометкой «ДСП» только по акту. И в учетной форме всегда прописывается ссылка на него. Передаваться документы могут лишь после одобрения данного действия руководителем организации. Когда ответственное лицо сменяет кто-либо другой, то акт приема-передачи обязательно утверждает руководство.

В ряде случаев необходимо снимать гриф «ДСП» с дел. В таком случае информацию о данной процедуре рассылают каждому адресату, уже получившему оригинал документации. Тогда ответственные лица зачеркивают соответствующую пометку и пишут дату, когда был издан приказ об этом, а также его номер и имя руководителя, распорядившегося таким образом.

В случае с военнослужащими при нарушении какого-либо этапа процедуры либо распространения сведений, содержащихся в документах для служебного пользования, применяются дисциплинарные либо другие установленные законом РФ взыскания.

Порой возникают ситуации, когда в отправленном конверте не оказывается соответствующей документации с грифом «Для служебного пользования». Тогда получивший такое отправление составляет 2 копии акта, и один из них высылает адресату. Если документы были высланы по ошибке, их обязательно отправляют обратно.

В нерабочее время соответствующую документацию принимают уполномоченные на то дежурные, которые не вскрывают письма, а отдают сотрудникам, наделенным необходимыми для этого правами и обязанностями. Запрещено передавать в нерабочее время в организацию документацию с грифом «ДСП», если она не имеет дежурного, работающего на постоянной основе.

Важно знать, что отправление корреспонденции с документацией для служебного пользования осуществляется только в конвертах либо упаковках. Ни в коем случае не должно быть в них прозрачных участков, через которые можно разобрать отрывки текста. Также запрещено на них указывать личные данные руководства.

Документы ДСП группируются в делах. Если дело не имело подобного грифа, но в него включили документацию с соответствующей пометкой, то оно все приобретает гриф «Для служебного пользования». Это в обязательном порядке фиксируют в номенклатуре текущего периода.

Если на предприятии появилось небольшое число документов ДСП, то номенклатура порой предусматривает формирование отдельного дела ДСП, в которое и включается вся соответствующая документация. Сроков хранения данного дела, как правило, не устанавливают. Однако в номенклатуру проставляют отметку «ЭК» - «экспертная комиссия».

Когда заканчивается формирование дела по документам ДСП, каждый лист тщательно изучает экспертная комиссия. Если она решает, что необходимо сгруппировать дело заново, то это немедленно осуществляется. Если у документации есть постоянный срок хранения, то она группируется отдельно, делу присваивают самостоятельное наименование.

Когда в деле документов ДСП есть документация лишь с временным сроком хранения, то его могут не группировать заново. Сроки его хранения устанавливают в соответствии с максимумом срока хранения документации, включенной в него. Гриф «Экспертная комиссия» замещается сроками хранения. Если они достигают 10 лет, то в деле должна содержаться внутренняя опись.

Никогда сведения из документов ДСП не разглашают в ходе публичных выступлений, в открытой печати и так далее. Но руководство организации может предоставить доступ к документам для служебного пользования представителям иных юридических лиц по своему желанию. В таких случаях понадобится письменный запрос от стороннего юридического лица на то.

Дела, связанные так или иначе с пометкой «Для служебного пользования», с разной периодичностью просматривают, выявляя, не нужно ли гриф с документации снять. Решение данного вопроса возложено на особую комиссию из сотрудников документационного обеспечения предприятия. Она и составляет акт в свободной форме, в котором содержится решение по данному вопросу.

О коммерческих организациях

Иные правила действуют в случаях, когда речь идет о коммерческих организациях. На них может присутствовать служебная тайна, но гриф «ДСП» на документы в них ставить нельзя. Это будет нарушением требований законодательных актов. На предприятиях коммерческой направленности пользуются лишь пометкой «Коммерческая тайна» либо «Конфиденциально».

К подобным сведениям может относиться любая информация, касающаяся техники производства, организации, экономики юридического лица. Они должны обладать коммерческой ценностью, а в случае получения их другими лицами последние понесут юридическую ответственность.

Можно ли размещать в облаке документы с грифом для служебного пользования (ДСП)

804

Вокруг вопросов безопасности в облаках существует множество мифов. Одним из таких мифов является невозможность размещения в облачной инфраструктуре документов «ДСП». Наиболее широко документы с данным грифом используются в государственных учреждениях но и для коммерческих организаций этот вопрос может быть интересен. Защита информации, составляющей служебную или коммерческую тайну не достаточно урегулирована на законодательном уровне, что порождает множество конфликтов и проблем.

Попробуем разобраться в этом вопросе.

ДСП относится к не секретной информации. Это информация не подлежащая открытому публикованию.

До 2006 года

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения не составляющих гос. тайну регулировалось:

С 2006 года

В 2006 году вышла 4 часть ГК РФ и новый, т.н. «трехглавый закон» (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Соответственно утратила силу ст.139 ГК РФ (коммерческая тайна ушла в 4 часть ГК РФ, а служебная тайна выпала).

Кроме того после принятия нового «трехглавого закона»:

Таким образом с 2006 года служебная тайна выпала из под охраняемой законом тайны.

Любопытный факт: в 2006 году в Думу был внесен Законопроект № 124871-4 «О служебной тайне», но он так и не был принят и, в ноябре 2011, был снят с рассмотрения Думой.

В результате

• служебная тайна (информация и документы под служебной отметкой ДСП) не является охраняемой законом тайной. Из этого следует, что с одной стороны не существует лицензий, сертификатов и соответствующих средств по защите информации именно такой категории, с другой стороны закон этого и не требует (в отличие например от защиты персональных данных).
• обязанности по обеспечению сохранности служебной тайны несут только государственные/муниципальные органы а также те, кто принял на себя обязательства по сохранению этой информации. Если это регламентировано ведомственными инструкциями (для гос. органов) или внутренними регламентами (для коммерческих организаций), такие обязательства необходимо вносить в договор с провайдером. Договор RTCloud содержит соглашение о неразглашении информации.
• ответственность может быть только дисциплинарная (для физических лиц) или предусмотренная в договорных обязательствах (для юридических лиц).

Таким образом не существует юридических ограничений по размещению информации ДСП и соответствующих систем документооборота в облачной инфраструктуре. Обязательства провайдера по сохранению конфиденциальной информации необходимо в явном виде отражать в договоре.

Как передать документы под грифом "для служебного пользования"?

Здравствуйте Леля!

Вы пишите: 

Здравствуйте, как предать документы ( в соответствии с каким законом) под грифом " для служебного пользования"

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ 

О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ 

СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ 

ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 

В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.

Москва

2000

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел                                Заголовки дел

1-1                                                Приказы по основной

деятельности

1-1/ДСП                                       То же.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Можете руководствоваться данным документом.

Приказ ФСТЭК России от 08.05.2015 N 51 (ред. от 07.06.2016) "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю и ее территориальных органах" (вместе с "Порядком передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям", "Порядком снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения", "Порядком организации защиты служебной информации ограниченного распространения") (Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2015 N 37463)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ И ЭКСПОРТНОМУ КОНТРОЛЮ
ПРИКАЗ
от 8 мая 2015 г. N 51
ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ
ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
И ЭКСПОРТНОМУ КОНТРОЛЮ И ЕЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю и ее территориальных органах приказываю:
1. Утвердить прилагаемые:
категории должностных лиц Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и ее территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение N 1);
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение N 2);
порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения (приложение N 3);
порядок организации защиты служебной информации ограниченного распространения (приложение N 4).
2. Начальникам структурных подразделений Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и руководителям ее территориальных органов обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения.
3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:
в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю - на Отдел по режиму секретности и технической защите информации;
в территориальных органах Федеральной службы по техническому и экспортному контролю - на их руководителей.
 
Директор
Федеральной службы по техническому
и экспортному контролю
В.СЕЛИН
 
 
Приложение N 1
к приказу ФСТЭК России
от 8 мая 2015 г. N 51
КАТЕГОРИИ
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ
И ЭКСПОРТНОМУ КОНТРОЛЮ И ЕЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ,
УПОЛНОМОЧЕННЫХ ОТНОСИТЬ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ К РАЗРЯДУ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются федеральные государственные гражданские служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы:
1) категории "руководители" высшей и главной групп в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю:
директор Федеральной службы;
первый заместитель директора Федеральной службы;
заместитель директора Федеральной службы;
начальник управления;
заместитель начальника управления;
начальник самостоятельного отдела;
заместитель начальника самостоятельного отдела.
2) категории "руководители" главной группы должностей в территориальных органах Федеральной службы по техническому и экспортному контролю:
руководитель территориального органа;
заместитель руководителя территориального органа.
 
 
Приложение N 2
к приказу ФСТЭК России
от 8 мая 2015 г. N 51
ПОРЯДОК
ПЕРЕДАЧИ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
ДРУГИМ ОРГАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ
1. Контроль за движением документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагается:
в центральном аппарате ФСТЭК России - на начальника Отдела режима секретности и технической защиты информации;
в территориальных органах ФСТЭК России - на руководителей территориальных органов.
В соответствии с пунктом 1.2 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами (далее - документы "ДСП").
 
2. Документы ДСП, разработанные в ФСТЭК России, ее территориальных органах, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения соответствующего должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
Поступившие в ФСТЭК России, ее территориальные органы документы с пометкой "ДСП", разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (далее - органы и организации), не подлежат передаче (распространению) иным органам и организациям без разрешения (письма) руководителя соответствующего органа или организации, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Документы "ДСП" пересылаются другим органам и организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным.
3. При необходимости направления документов "ДСП" нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается начальником структурного подразделения ФСТЭК России (территориального органа ФСТЭК России), подготовившего документ.
4. Для передачи документов "ДСП" используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На пакете указываются адрес получателя и отправителя корреспонденции, регистрационные номера вложенных в пакет документов.
При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.
Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).
Работник структурного подразделения ФСТЭК России (территориального органа ФСТЭК России), отправляющий документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах "ДСП", с номерами и экземплярами, указанными на пакете, и вкладывает документы в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск печати "Для пакетов" ФСТЭК России (печати для документов территориального органа ФСТЭК России).
 
Упаковывать документы "ДСП" в ранее использованные пакеты, а также в пакеты, изготовленные из газетной, рыхлой, глянцевой, лощеной, пергаментной и просвечивающейся бумаги, запрещается.
5. Передача документов "ДСП" с использованием информационных систем, информационно-телекоммуникационных сетей, средств вычислительной техники или факсимильной связи, не имеющих аттестата соответствия по требованиям безопасности информации, не допускается.
6. Размещение документов "ДСП" на официальном сайте ФСТЭК России не допускается.
 
 
Приложение N 3
к приказу ФСТЭК России
от 8 мая 2015 г. N 51
ПОРЯДОК
СНЯТИЯ ПОМЕТКИ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ" С НОСИТЕЛЕЙ
ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
1. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению должностных лиц центрального аппарата ФСТЭК России, ее территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка "Для служебного пользования".
Предложения о снятии с документов пометки "Для служебного пользования", в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся:
в центральном аппарате ФСТЭК России - начальниками отделов структурных подразделений, подготовивших эти документы;
в территориальных органах ФСТЭК России - руководителями структурных подразделений территориальных органов ФСТЭК России, подготовивших указанные документы, а также структурных подразделений территориальных органов ФСТЭК России, на которых возложены функции по документационному обеспечению.
2. При передаче документов с пометкой "Для служебного пользования" (далее - документы "ДСП") на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки "Для служебного пользования".
3. Снятие с документов "ДСП" пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностными лицами центрального аппарата ФСТЭК России, ее территориальных органов, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.
 
4. О снятии пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
 
 
Приложение N 4
к приказу ФСТЭК России
от 8 мая 2015 г. N 51
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЗАЩИТЫ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
1. Работы по защите служебной информации ограниченного распространения (далее - служебная информация) в ФСТЭК России и ее территориальных органах проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. Целями защиты служебной информации являются:
предотвращение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;
предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;
предотвращение неправомерного или случайного доступа к служебной информации;
обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;
сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.
3. Защите подлежат:
информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации, в информационных системах и банках данных, а также в виде носителей на магнитной, оптической основе и бумажных носителях;
программные средства (операционные системы, системы управления банками данных и другое программное обеспечение), используемые в работе со служебной информацией.
4. Защита служебной информации при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих служебную информацию, осуществляется с использованием специального программного обеспечения федеральными государственными гражданскими служащими (далее - гражданские служащие), на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами.
5. При смене гражданского служащего, ответственного за учет документов "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается начальником соответствующего структурного подразделения ФСТЭК России, в территориальном органе ФСТЭК России - его руководителем или заместителем руководителя.
6. Документы "ДСП" размножаются (тиражируются) только группой документационного обеспечения с письменного разрешения гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы:
в ФСТЭК России - категории "руководители" высшей и главной групп должностей;
в территориальных органах ФСТЭК России - категории "руководители" главной группы должностей.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
7. Передача документов "ДСП" между структурными подразделениями ФСТЭК России и ее территориальными органами осуществляется в порядке, определенном для передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам, со следующими особенностями:
при необходимости направления документов "ДСП" нескольким структурным подразделениям ФСТЭК России (территориальных органов ФСТЭК России) составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.
Указатель рассылки подписывается:
в ФСТЭК России - начальником структурного подразделения, подготовившего документ;
в территориальном органе ФСТЭК России - руководителем территориального органа ФСТЭК России или его заместителем.
8. Проверка наличия документов "ДСП" в ФСТЭК России (территориальном органе ФСТЭК России) проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом ФСТЭК России (территориального органа ФСТЭК России). В состав комиссии включаются гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.
  
17.07.2015) (утратил силу на основании постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31.05.2017 N 513-П), Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 января 2010 года №49-А
 
О РАБОТЕ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (с изменениями на: 17.07.2015)
(в редакции постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А, постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.10.2010 N 300-П, от 27.01.2011 N 4-П, от 27.06.2011 N 447-П, от 08.05.2015 N 412-П, от 17.07.2015 N 642-П) 
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании 
постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 31 мая 2017 года N 513-П
____________________________________________________________________
В целях обеспечения требований информационной безопасности при работе с документами ограниченного распространения, повышения уровня информационной безопасности, в соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.
2. Утратил силу. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.10.2010 N 300-П.
3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:
- в случае отсутствия незамедлительно включить в служебные контракты и должностные регламенты государственных гражданских служащих, должностные инструкции лиц, замещающих государственные должности и должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы, положения о неразглашении служебной информации ограниченного распространения, ставшей им известной в связи с осуществлением служебной деятельности;
- в срок до 15 марта 2010 года определить и утвердить перечни лиц, ответственных за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Кагана М.Д.
(п. 4 в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.07.2015 N 642-П)

Губернатор
Ямало-Ненецкого автономного округа
Ю.В.НЕЕЛОВ 
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА





Утверждена
постановлением Администрации
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 28 января 2010 года N 49-А 
(в ред. постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А, постановлений Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П, от 27.06.2011 N 447-П)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами, изданиями, делами и другими материальными носителями (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.) (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа и исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - органы государственной власти, автономный округ).
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П)
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233.
1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов государственной власти автономного округа, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
1.4. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
- правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
- описание структуры органа государственной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения,
а также иные документы, запрет на отнесение которых к информации ограниченного распространения указан в федеральных законах, законах автономного округа, нормативных правовых актах Губернатора и Правительства автономного округа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.01.2011 N 4-П)
1.5. Необходимость отнесения документа к служебной информации ограниченного распространения и проставления грифа ограничения доступа "Для служебного пользования" (в дальнейшем - "ДСП") определяется автором (исполнителем) документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей служебной информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.
1.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя органа государственной власти или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).
1.7. Должностное лицо, принявшее решение о направлении исполнителям служебной информации ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
1.8. Государственным гражданским служащим автономного округа (исполнителям), работающим со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", запрещается сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.9. Запрещается использовать служебную информацию ограниченного распространения для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д., а также размещать в составе информационных ресурсов международной сети Интернет или иным способом создавать условия для неконтролируемого доступа к ним.
1.10. Государственные гражданские служащие автономного округа, имеющие отношение к работе со служебной информацией ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией под личную подпись.
1.11. За разглашение, утрату служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с ней государственный гражданский служащий автономного округа может быть привлечен к ответственности, предусмотренной действующим законодательством.
II. Порядок создания, приема и учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП"
2.1. Учет, размножение, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" возлагается на ответственных за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти, назначаемых приказом руководителя органа государственной власти.
2.2. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учета, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему. Ниже с полуторным интервалом указывают срок конфиденциальности документа:
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)

Для служебного пользования.
Экз. _________
Срок до ______________

Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.
В случае совпадения срока ограничения доступа со сроком хранения документа или бессрочного ограничения распространения срок допускается не указывать.
В случае единственного экземпляра его номер не указывается. При наличии нескольких экземпляров и необходимости их направления нескольким получателям к документу прилагается указатель рассылки с указанием полных реквизитов, требуемых для направления (полная должность и Ф.И.О. - для получателей в системе исполнительных органов государственной власти автономного округа, для иных получателей - с добавлением наименования организации и полного почтового адреса), и указанием направляемого номера экземпляра. Указатель рассылки подписывается и визируется в строгом соответствии с подписанием и визированием самого документа.
При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями.
Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.
Уникальность каждого номера экземпляра должна сохраняться при всех операциях специального (конфиденциального) делопроизводства на всех этапах движения документа.
На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление и печать документа, должны указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа, например:

Отпечатано в 11 экземплярах.
экз. N N 1-10 - адресатам, с приложением
экз. N 11 - в дело

Ф.И.О.
тел.:
Дата

Если документ будет направляться или готовиться к отправке адресату подразделением/сотрудником, отличным от осуществившего регистрацию и оформление, то добавляется информация об ответственном за отправку.
На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы.
(абзац введен постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
2.3. Поступающие документы, имеющие установленный автором документа гриф ограничения доступа "ДСП", относятся к служебной информации ограниченного распространения. В случае неуказания автором срока конфиденциальности данный период устанавливается равным периоду хранения документов в соответствии с утвержденной номенклатурой текущего периода. Во время или по истечении указанного срока рассмотрение вопроса о снятии/сохранении грифа ограничения доступа осуществляется в установленном порядке.
Гриф ограничения доступа "ДСП" может быть назначен поступившим документам, первоначально его не имеющим, в случае, если получатель или исполнитель документа примет решение о необходимости отнесения к служебной информации ограниченного распространения. В данном случае должностное лицо также несет ответственность, указанную в пункте 1.5 настоящей Инструкции.
2.4. Все поступающие служебные документы ограниченного распространения передаются ответственному за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти.
2.5. Вынос незарегистрированных служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" за пределы места (здания) расположения органа государственной власти категорически запрещается.
2.6. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для общего делопроизводства с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, с учетом следующего:
- к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура "ДСП";
- в регистрационно-контрольной карточке категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура "ДСП";
- электронная копия документа не создается и не присоединяется.
(п. 2.6 в ред. постановления Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.05.2010 N 272-А)
2.7. Дополнительно к реквизитам проставляемого регистрационного штампа указывается количество листов документа и через знак "+" общее количество всех конфиденциальных приложений.
На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется "К вх. N ________". Эта отметка указывает исполнителю на то, что данное приложение является не отдельным документом, а составной частью другого документа.
III. Копирование и рассылка (отправка) документов с грифом "ДСП"

3.1. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" без санкции соответствующего должностного лица, оформленной на бумажном носителе и заверенной собственноручной подписью, в т.ч. и в виде резолюции по данному документу, не подлежат распространению, копированию, направлению и отправке.
3.2. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам, отдельно от документов общего характера.
При копировании служебных документов ограниченного распространения внизу на оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования и количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.
Допускается направлять служебную информацию ограниченного распространения в виде выписок. Выписка может не относиться к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней не содержится информация, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа. Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения. На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании, с дополнительным указанием слова "Выписка" и перечня включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.
3.3. Учет экземпляров копий и выписок осуществляется в следующем порядке:
К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту "/" добавляется порядковый номер каждой копии или выписки. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации их нумерация продолжается. При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер полученной копии.
3.4. Направляемые для исполнения служебные документы ограниченного распространения или их копии и выписки из них:
- передаются ответственными за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства через должностных лиц, допущенных к работе со служебными документами ограниченного распространения, под личную подпись;
- пересылаются сторонним организациям только фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- не могут передаваться по открытым и корпоративным каналам связи, в т.ч. посредством региональной межведомственной телекоммуникационной сети автономного округа, международной сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.
3.5. Служебные документы ограниченного распространения, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утвержденными нормативными актами автономного округа или исполнительного органа государственной власти, копируются с учетом дополнительного экземпляра для передачи в структуру или сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением на основании настоящей Инструкции, и передаются под личную подпись лицу, ответственному за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, или при его отсутствии его руководителю, если он допущен к работе со служебными документами ограниченного распространения.
3.6. Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.
IV. Организация хранения документов с грифом ограничения доступа "ДСП"
4.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" осуществляется отдельно от документов общего назначения в надежно запираемых шкафах, ящиках или сейфах.
4.2. Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа "ДСП". Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства.
4.3. Дела со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.
4.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности служебных документов ограниченного распространения, рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов.
4.5. Отобранные к уничтожению служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются отдельным актом.
V. Снятие грифа ограничения доступа

5.1. Снятие грифа ограничения доступа осуществляется:
- по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесенного дела по утвержденной номенклатуре дел;
- по решению экспертной комиссии, оформленному в виде акта, утвержденного руководителем органа государственной власти;
- по получении информации от автора документа о снятии грифа ограничения доступа.
5.2. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа "ДСП" периодически не реже 1 раза в год просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа.
5.3. На обложках дел гриф ограничения доступа затушевывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства.
5.4. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
VI. Требования, предъявляемые к средствам автоматизации, участвующим в процессе работы со служебной информацией ограниченного распространения

6.1. Основным документом, определяющим вопросы безопасности при работе со служебными документами ограниченного распространения на средствах автоматизации, являются Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации "СТР-К", утвержденные приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282.
6.2. Разработка служебных документов ограниченного распространения на автоматизированных рабочих местах, не имеющих аттестата соответствия требованиям безопасности информации, категорически запрещена.
6.3. Работа производится только на учтенных машинных носителях информации.
6.4. Персональную ответственность за соблюдение установленных требований по безопасности информации при обработке, копировании (уничтожении) служебной информации ограниченного распространения, а также за использование неучтенных машинных носителей информации несет государственный гражданский служащий (исполнитель), непосредственно осуществивший указанные действия или/и давший указание на их осуществление.
6.5. Машинные носители информации, непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения. Уничтожение проводится комиссией по акту.
6.6. Устройства отображения и вывода информации (дисплей, принтер и т.д.) должны устанавливаться с учетом исключения несанкционированного доступа к выводимой информации лиц, не имеющих к ней непосредственного отношения. В случае невозможности выполнения указанных требований по размещению технических средств должны приниматься дополнительные организационные и технические меры по исключению несанкционированного доступа к информации.
VII. Обеспечение сохранности служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП". Проверка их наличия
7.1. Выданные для работы служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его приеме заносится в карточку учета выдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП" согласно приложению к настоящей Инструкции.
Отдельные служебные документы ограниченного распространения с разрешения руководителя органа государственной власти могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения, но не более 10 рабочих дней.
7.2. При смене специалиста, ответственного за учет и работу со служебными документами ограниченного распространения, составляется акт приема-сдачи документов с грифом ограничения доступа "ДСП", который утверждается руководителем органа государственной власти.
7.3. Проверка наличия служебных документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа государственной власти, или постоянно действующей технической комиссией органа государственной власти. Результаты проверки оформляются актом в 2-х экземплярах.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
Акты проведения проверок до 01 марта года, следующего за отчетным, направляются в департамент специальных мероприятий автономного округа.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П)
В архиве органа государственной власти проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.
В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
Абзац утратил силу. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 27.06.2011 N 447-П.
7.4. О фактах утраты служебных документов ограниченного распространения либо разглашения служебной информации ограниченного распространения ставится в известность руководитель органа государственной власти и образуется комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа государственной власти.
На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
7.5. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти автономного округа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.




Приложение. КАРТОЧКА учета выдачи документов с грифом "ДСП"
Приложение
к Инструкции
о порядке обращения
со служебной информацией
ограниченного распространения
в исполнительных органах
государственной власти
Ямало-Ненецкого автономного округа 
___________________________________________________________ 
(регистрационные реквизиты документа, вид носителя сведений)
Дата выдачи 
Кто выдал (Ф.И.О.)
Кому выдано (Ф.И.О.)
Номера листов документа (дела), с которыми ознакомился исполнитель 
Срок возврата 
Расписка в получении или ознакомлении 
Примечание 
С 4 марта: ДСП поверх коммерческой тайны
 Отродясь такого не видали, и вот опять! Бесценное наследие Виктора Степановича Черномырдина по-прежнему на вооружении в Белом доме. Заповеди исполняются неукоснительно: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 20.02.2016 № 123 завтра (04.03.2016) вступают в силу изменения в приснопамятное Постановление Правительства от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии», подписанное как раз Виктором Степановичем (далее - ПП-1233).
Изменение совсем коротенькое: пункт 1.2 Положения дополнить словами «, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами».
Видимо, никто особого внимания на это не обратил, мы, честно говоря, тоже, пропустили этот эпохальный документ, но позвонили уважаемые заказчики и задали вопрос: «Что это было?».
После внесения изменения пункт 1.2 ПП-1233 полностью выглядит так: «К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами».
Напомню, что организации в данном случае – это федеральные органы исполнительной власти и уполномоченный орган управления использованием атомной энергии (Госкорпорация «Росатом»), а также подведомственные им предприятия, учреждения и организации.
Далее будем руководствоваться замечательным тезисом, изложенным в труде под названием «Федеральный закон «О персональных данных»: Научно-практический комментарий» под редакцией заместителя руководителя Роскомнадзора А.А. Приезжевой: «Принцип формальной определенности закона, сформулированный в практике Конституционного Суда РФ, вытекает из ч. 1 ст. 1, ч. 2 ст. 4, ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 15 и ч. 1 ст. 19 Конституции РФ и предполагает точность, ясность и недвусмысленность правовых норм, без чего не может быть обеспечено единообразное понимание и применение таких норм, а значит, и равенство всех перед законом». Там же есть и еще один очень правильный тезис про применение в правоприменительной практике «по умолчанию» буквального толкования установленных правовыми актами норм. Тезисы действительно очень важные и очень правильные, я их во все свои курсы с анализом законодательства включил.
Итак, что же теперь надо делать в организациях, чья деятельность регламентируется ПП-1233  при буквальном толковании?
На все документы, поступающие в такие организации и содержащие сведения, доступ к которым ограничен законом, надо ставить пометку «Для служебного пользования» или ДСП, как часто принято. На все.
А что это за документы? Много раз уже отмечалось, что тайн в нашем законодательстве много, сколько - точно не знает никто. Но поскольку речь идет об органах власти, а ПП-1233 регулирует отношения, связанные со сведениями, «содержащимися в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов», для классификации этих сведений вполне обоснованно применять нормы Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (далее – Перечень). Указ вовсе не вводит универсального классификатора, как часто это пытаются представить, но как раз для указанных выше случаев и предназначен: «В целях дальнейшего совершенствования порядка опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти».

 Итак, все документы, подпадающие под Перечень, надо маркировать пометкой «ДСП». Поступили документы с персональными данными в любую организацию, указанную в ПП-1233, – ставим пометку, пришла налоговая отчетность в ФНС, кроме подпадающей под общедоступную – ставим пометку (налоговая тайна), пришел запрос из суда или органов следствия и дознания – тоже ставим (тайна следствия и судопроизводства).
Дальше – больше. Все документы, содержащие врачебную тайну в Минздраве, его службах и агентствах, должны быть с пометкой «ДСП» - они именно поступили и составляют профессиональную тайну в терминах Указа № 188. Причем в самих лечебно-профилактических учреждениях их помечать как ДСП не надо, даже если они подведомственны Минздраву, ПП-1233 этого не требует.
Дальше – еще больше. Пришел в госорган документ с грифом «Коммерческая тайна» в рамках исполнения обладателем секретов обязанностей, предусмотренных ст.6 закона «О коммерческой тайне», на котором в соответствии с новой нормой тоже необходимо поставить над (или сверху, или ниже?) предусмотренным законом грифом так называемую пометку, о которой в федеральных законах ничего не сказано. Поэтому неясно, как гриф с пометкой соотносятся.
По-прежнему неясны правовые последствия простановки пометки «ДСП» и разглашения сведений, содержащихся в таких документах. Привлечь к административной ответственности по статье 13.14 КоАП и уж тем более по статье 183 УК РФ нельзя, поскольку в них речь идет об охраняемой законом тайне. А работникам организаций, не указанных в ПП-1233, до нее вообще дела нет. Постановление не регламентирует их деятельность.
Вот пишу все это и думаю: а зачем??? Зачем запутывать еще больше и без того запутанную ситуацию с ограничением доступа к информации? Я уже неоднократно писал про сумбурность и бессистемность нормотворчества, связанного с секретами и ограничением доступа к информации, например,  здесь  ,  здесь   и  здесь  . Вот и сейчас не понятны ни цели вносимых изменений, ни ожидаемые от внесения результаты и их влияние на субъектов правоотношений.
Ровно четыре года назад я писал про  служебную тайну, которая вроде бы есть, но которой совсем нет  . Ничего не изменилось. Вместо того, чтобы выполнять прямые и конкретные требования федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», предусматривающие принятие федерального закона и ввод им в действие перечня сведений, составляющих служебную тайну, все время создаются какие-то суррогаты, проблемы никак не решающие. А обладатели секретов ждут и запутываются еще больше.
Смотрите также

		
Винил горячего тиснения на флизелиновой основе что это такое
				
Ппо территория что это такое
				
Жировая инфильтрация печени и поджелудочной железы что это такое
				
Линимент что это такое
				
Сильная резь в глазах и слезотечение что это такое
				
Пикацизм что это такое
				
Документоведение и документационное обеспечение управления что это такое
				
Зппп что это такое у женщин беременность
				
Микротоковый лифтинг лица что это такое
				
Маска подсети что это такое
				
Корень галангала что это такое