Документоведение и документационное обеспечение управления что это такое

Документоведение и документационное обеспечение управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тамбовский государственный университет имени Г.Р.Державина»

Институт культуры и искусств

Кафедра библиотечно-информационных ресурсов

Программа государственного экзамена

по специальности 032001

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

Тамбов 2014

Составители:

доктор социологических наук, доцент Н.А.Стефановская;

кандидат исторических наук, доцент О.В.Медведева;

кандидат социологических наук, доцент О.В. Жуликова

кандидат исторических наук, старший преподаватель И.В.Ураева

Введение

Итоговый государственный экзамен предназначен для определения практической и теоретической подготовки специалиста к решению профессиональных задач, установленных государственным образовательным стандартом. В соответствии с государственным образовательным стандартом итоговый государственный экзамен носит междисциплинарный характер и включает вопросы по дисциплинам, формирующим знания специалиста: документоведение, организация и технология ДОУ, современная организация государственных учреждений России, информационное обеспечение управления, организационное проектирование, компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления.

Основные задачи государственного экзамена:

-оценка уровня освоения учебных дисциплин, определяющих профессиональные знания и навыки выпускника;

-определение соответствия подготовки выпускника квалификационным требованиям ГОС ВО.

Требования ГОС ВО, оценка соответствия которым проводится в процессе проведения государственного квалификационного экзамена

Выпускник должен:

- знать задачи своей профессиональной деятельности, методы, средства, технологии, алгоритмы решения этих задач;

- уметь прогнозировать динамику, тенденции развития ДОУ и отдельных систем документации;

- знать современные законодательно-правовые и нормативно-методические акты, регламентирующие ДОУ;

- знать основы законодательства по защите информации;

- знать международные и российские стандарты в области ДОУ;

- знать основные этапы жизненного цикла документа и документооборота;

- владеть компьютерными методами сбора, хранения и обработки (редактирования) информации, применяемой в профессиональной деятельности;

- уметь составлять организационные и нормативно-методические документы по созданию и функционированию ДОУ в конкретной организации;

- знать основы организационного устройства и нормативно-правового обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления в РФ;

- быть способным планировать и консультировать работников всех подразделений по организации и технологии ДОУ.

Программа экзамена Документоведение

Документоведение как научная дисциплина. История развития документоведения, вклад Н.В.Варадинова и В.Вельдбрехта, П. Отле, создание МГИАИ и ВНИИДАД. Проблема объекта и предмета, структура науки: общее и особенное документоведение. Место документоведения в системе наук. Общенаучные и специальные методы документоведческих исследований.

Эволюция содержания понятия «документ» на разных этапах исторического развития общества: от предметов для обучения до официальных бумаг. Управленческий, правовой, исторический аспекты понятия. Определения документа в законах и стандартах. Полифункциональность документа. Общие и специальные функции документа: информационная, культурная, коммуникативная, исторического источника, учетная, управленческая, правовая, политическая, познавательная и др.

Понятия «способ документирования», «средства документирования», «система документирования». Документирование на естественных и искусственных языках. Традиционные способы документирования: начертательный, высекание, выжигание. Простейшие пишущие средства: стило, калам, перо, перьевая и шариковая ручки, карандаш. Технотронные способы документирования: механическая запись, фото- и кинодокументирование, голография, электромагнитное (в т.ч. фоно- и видео-) документирование, оптическая и магнитооптическая запись. Основные средства технотронного документирования: фото-, кино- и видеокамеры, компьютерная техника.

Материальные носители документированной информации. Древнейшие материалы для письма. Бумага как наиболее распространенный материальный носитель информации, форматы бумаги. Фотографические носители: фотопленки, кинопленки, микроформы. Материальные носители механической записи: фонографические валики, грампластинки. Магнитные носители: стальная проволока, стальная катаная лента, порошковая магнитная лента, магнитные диски, пластиковые карты. Оптические диски. Носители на базе флэш-памяти и носители объемного изображения. Влияние типа носителя информации на информационную емкость, долговечность и стоимость документа.Техническое и логическое старение машиночитаемых документов.

Специфические свойства документированной информации: фиксированный характер, целевое назначение, инвариантность, бренность, транслируемость и мультипликативность, рассеяние, дискретность. Показатели качества социальной информации: ценность, полезность, полнота, достоверность, новизна, доступность, эргономичность. Физический и информационный объем информации. Структура документированной информации, понятия «реквизит», «формуляр», «метаданные».

Понятие подлинности документа. Полностью и частично фальсифицированные документы. Юридическая сила как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Семантические и функциональные классификации документов. Виды документов по материальным носителям (на естественной и искусственной материальной основе, листовые, блочные, дисковые и др.), способам документирования (рукописные, машинописные, печатные, кинофотофонодокументы, электронные), используемым знаковым системам (языковые, неязыковые, комплексные), времени появления в социальной коммуникации (черновой, беловой, подлинник, копия), степени распространенности (опубликованные, неопубликованные, непубликуемые), географическому признаку (локальные, региональные, национальные, международные, зарубежные) и режиму доступа (открытые, ограниченного доступа).

Понятие функциональных и корпоративных систем документации. Дифференциация и интеграция систем документации. Функциональные системы документации: организационно-распорядительная, кадровая, отчетная, плановая, научно-исследовательская, технологическая и др. 9 унифицированных систем документации в РФ.

Нормативная база оформления организационно-распорядительных документов. Правила оформления реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Основные группы реквизитов: реквизиты бланка и ограничительные отметки; реквизиты, определяющие юридическую силу документа; реквизиты, отражающие обработку и движение документа. Бланк как набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Угловой и продольный бланки. Бланк письма, общий, бланк вида документа, бланки должностных лиц и структурных подразделений.

Основные виды организационных документов: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, регламент, положение, инструкция, должностная инструкция, договор. Назначение, примерная структура, оформление документов.

Приказ, распоряжение и указание как основные виды распорядительных документов. Стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование, подписание. Структура текста распорядительного документа. Основные группы приказов: по организационным вопросам, по основной производственной деятельности, по личному составу. Распоряжение как правовой акт по решению текущих организационных вопросов. Указание как распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов.

Основные виды информационно-справочных документов: акт (проверки, инвентаризации, приема-передачи, списания и др.), докладная и объяснительная записка, справка, письмо (информационное, приглашение, запрос, циркулярное, рекламация, оферта и др.), телеграмма, телефонограмма. Назначение, примерная структура, оформление документов.

Понятие коллегиальных органов. Порядок принятия постановлений и решений, стадии подготовки документов. Протокол как документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Полный и краткий протокол: особенности оформления, структура текста. Выписка из протокола.

Понятие документных (информационных) ресурсов. Персональные, локальные, региональные, национальные и мировые документные ресурсы. Основные государственные информационные системы универсального характера РФ: Архивный фонд РФ, библиотечная сеть РФ, государственная система статистики, государственная система НТИ. Распределенные электронные ресурсы.

Документная коммуникация как процесс движения в обществе документированной информации. Структура документной коммуникации. Документные каналы: иконический, символьный, письменность, полиграфия, телеграфная связь, телефонная, факсимильная, компьютерная связь. Кумулятивные (библиотечное, архивное, музейное дело и др.) и некумулятивные (почта, фельдъегерская служба, книготорговое дело и др.) социально-коммуникационные институты. Коммуникационные барьеры: пространственные, временные, государственно-политические, режимные, бюрократические, экономические, технические, семантические, языковые, психологические.

13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления

Параллельно с термином «делопроизводство» примерно с середины 1970-х годов в научной, учебной и методической литературе используется термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Он появился в период, когда активно велись работы по созданию автоматизированных систем управления, и по аналогии с другими терминами АСУ: программное обеспечение, информационное обеспечение, математическое обеспечение, лингвистическое обеспечение и др. (6)

Новый термин должен был заменить старый термин «делопроизводство», который к тому времени воспринимался как устаревший. Однако у нового термина имеется недостаток: это словосочетание из трех слов, причем слов трудно произносимых. Хотя термины-словосочетания - явление вполне допустимое, но для удобства пользования все-таки предпочтительны термины-слова. Поэтому термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» употребляются как синонимы, что отражено в государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Например, в названиях нормативных документов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации».

Однако между этими терминами существуют и некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» и более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, - используется тогда, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами, включает помимо традиционной работы с документами также информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Этот термин подчеркивает именно информационно-техническую составляющую в работе с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно употребляется, если речь идет об организационной стороне работы с документами, принципах внедрения делопроизводства, традиционных приемах работы с документами.

Делопроизводство - это самостоятельная функция учреждения, организации, предприятия, фирмы, стоит в одном ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, поскольку любая деятельность - это, прежде всего, работа с документами.

Делопроизводство/документационное обеспечение управления - это самостоятельная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Таким образом, в современном значении «делопроизводство» - это документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Документоведение и документационное обеспечение управления - Автореферат диссертации

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина

Академия управления и сервиса

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Сборник учебных программ и методических материалов

по специальности 032001

Ч.1. Общепрофессиональные дисциплины

и дисциплины специальности

Тамбов - 2007

ББК 65.050.2я73

УДК 651(075.8)

Д 63

Утверждено кафедрой библиотековедения и документоведения Тамбовского государственного университета имени Г.Р.Державина _____ мая 2007 г., протокол № ____

Редакционная коллегия:

Пронина Л.А., кандидат педагогических наук, доцент (отв. ред.)

Стефановская Н.А., кандидат социологических наук, доцент

Борисов Б.В., кандидат педагогических наук, профессор

Шаталова Н.В., кандидат философских наук

Рецензенты:

СОДЕРЖАНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ

Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» утвержден 13.02.2003 г. и является стандартом второго поколения.

Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий, планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Документовед участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов, принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем и систем управления, разработке новейших информационных технологий, изучает и обобщает передовой отечественной и зарубежной опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения и т.д.

Документовед может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности: организационно-управленческую, оргпроектную, аналитическую, исследовательскую, педагогическую, консультационную.

В настоящий сборник включены учебные программы дисциплин федерального компонента общепрофессионального и специального циклов дисциплин, программы практик и структура итоговой государственной аттестации

Программа каждой учебной дисциплины включает следующие разделы:

• организационно-методический раздел;

• содержание курса;

• распределение часов курса по темам и видам работ;

• форма итогового контроля;

• учебно-методическое обеспечение курса.

Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности. Документовед подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации.

ОБЩЕПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ДИСЦИПЛИНЫ

ОПД.Ф.01 ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ

I. Организационно-методический раздел

1.1. Цель курса – ознакомление студентов с основами профессиональной деятельности документоведа.

1.2. Задачи курса:

• сориентировать студентов в образовательном пространстве вуза;

• познакомить с особенностями профессии документоведа, основной терминологией документационной деятельности.

1.3. Место курса в профессиональной подготовке выпускника.

Курс предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 - Документоведение и документационное обеспечение управления, входит в цикл общепрофессиональных дисциплин и является вводным в курсы документоведческого цикла.

1.4. Требования к уровню освоения содержания курса.

Студент должен знать:

• основы организации учебного процесса в вузе, свои права и обязанности, особенности профессии документоведа и основную терминологию документоведения.

Студент должен уметь:

II. Содержание курса

1. Разделы курса

Раздел 1. Организация учебного процесса в вузе

Раздел 2. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ»

2. Темы и краткое содержание

Раздел 1. Организация учебного процесса в вузе

Тема 1. Высшее профессиональное образование

Ступени и формы высшего профессионального образования в России. Высшее учебное заведение. Устав вуза. Виды вузов: университет, академия, институт. Структура вуза. Управление вузом (ректор, проректоры, Ученый совет). Модернизация системы высшего профессионального образования, Болонский процесс.

Семинарское занятие. Высшее профессиональное образование в России и за рубежом.

Тема 2. Организация учебного процесса

Права и обязанности студента. Учебный план, учебный график, расписание. Сессия: требования к сдаче зачетов и экзаменов, правила пересдачи. Правила отчисления, восстановления, перевода.

Тема 3. Виды занятий в вузе

Основные виды занятий: лекция, семинар, практическое (лабораторное) занятие, коллоквиум, курсовая и дипломная работы, практика, государственный экзамен. Самостоятельная работа студентов. Виды письменных работ: конспектирование, тезирование, реферирование, аннотирование. Научно-исследовательская работа. Виды и формы НИРС.

Практические работы:

1. Подготовка конспектов. Подготовка тезисов.

2. Подготовка аннотаций и рефератов.

Тема 4. Поиск информации в процессе учебной и научной работы студентов

Понятие «информационный поиск». Документальные и библиографические источники. Поиск в библиотеке. Каталоги, картотеки, библиографические издания. Особенности поиска в Интернете. Справочники, поисковые системы, электронные библиотеки и базы данных.

Практическая работа. Поиск информации.

Раздел 2. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ»

Тема 5. Документоведческое образование

История профессии документоведа. Подготовка специалистов для сферы документационной деятельности в XX в. Современные высшие и средние специальные учебные заведения. Государственный образовательный стандарт. Основные циклы дисциплин.

Тема 6. Профессия «документовед»

Формула профессии: преобладающие цели, предмет, средства и условия труда. Требования к профессиональным знаниям и умениям. Объекты и виды профессиональной деятельности. Возможности профессиональной адаптации к видам смежной профессиональной деятельности (специализации).

Тема 7. Документ, документоведение, ДОУ

Возникновение документа. Многоаспектность содержания понятия «документ». Соотношение понятий «документ» и «информация». Виды документов по целевому назначению. Понятие «документирование». Соотношение понятий «документоведение», «делопроизводство», «ДОУ».

Тема 8. Терминология ДОУ

Понятия «термин» и «дефиниция». Виды терминов. Пути решения терминологических проблем: составление словарей и стандартизация. Особенности стандартов. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Тема 9. Службы ДОУ

Задачи службы ДОУ, формы ее организации. Понятие «документооборот». Должностной состав службы ДОУ: руководители, специалисты, технические исполнители.

Тема 10. Нормативно-правовая база ДОУ

Основные федеральные законы в сфере информации. Методическое руководство делопроизводством в России. Ведомственные нормативные акты. Государственные стандарты на документацию. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

3. Перечень примерных контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы

Раздел 1. Организация учебного процесса в вузе

Тема 1. Высшее профессиональное образование

Контрольные вопросы:

1. Назовите основные ступени высшего профессионального образования в России.

2. Какие формы получения высшего образования вам известны?

3. Что такое высшее учебное заведение? Какие виды вузов вы знаете?

4. Что включает Устав вуза?

5. Что входит в структуру вуза?

6. Что такое Ученый совет?

7. Что такое Болонский процесс?

Задания для самостоятельной работы. Сформулируйте основные недостатки и достоинства включения России в Болонский процесс (по вашему мнению).

Тема 2. Организация учебного процесса

Контрольные вопросы:

1. В чем разница между учебным планом, учебным графиком и расписанием?

2. В чем разница между зачетом и экзаменом?

3. Каковы условия пересдачи зачетов и экзаменов?

4. Назовите возможные причины отчисления студента.

5. Перечислите основные права и обязанности студента.

Тема 3. Виды занятий в вузе

Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные виды занятий в вузе.

2. Что такое коллоквиум? Назовите виды практики.

3. Что такое самостоятельная работа студентов?

4. Назовите виды НИРС.

Задания для самостоятельной работы:

1. Подготовьте подробный и краткий конспекты статьи, предложенной преподавателем.

2. Подготовьте вторичные тезисы статьи, предложенной преподавателем.

3. Подготовьте аннотацию выбранной вами книги.

4. Подготовьте реферат книги, предложенной преподавателем.

Тема 4. Поиск информации в процессе учебной и научной работы студентов

Контрольные вопросы:

1. Что такое информационный поиск?

2. С чего следует начинать поиск информации, необходимой в учебном процессе?

3. В чем разница между разными видами библиотечных каталогов?

4. Что такое библиографические издания?

5. В чем состоят сложности поиска в Интернете?

6. В чем отличие справочников от поисковых систем?

Задание для самостоятельной работы. Подготовить список литературы по теме, заданной преподавателем, и описать свой алгоритм поиска.

Раздел 2. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ»

Тема 5. Документоведческое образование

Контрольные вопросы:

1. Когда и где появились первые учебные заведения для подготовки профессиональных работников с документами?

2. Как называли в России работников с документами?

3. Когда появились средние специальные и высшие учебные заведения для подготовки работников с документами?

4. Когда началась подготовка документоведов в Тамбове?

5. Какие циклы дисциплин включает программа подготовки документоведов?

Тема 6. Профессия «документовед»

Контрольные вопросы:

1. Что является предметом работы документоведа?

2. Назовите основные средства труда документоведа.

3. Перечислите основные функции документоведа.

4. Кем и где может работать документовед?

Задание для самостоятельной работы. Подготовьте формулу профессии документоведа на основе примера, данного преподавателем.

Тема 7. Документ, документоведение, ДОУ

Контрольные вопросы:

1. Назовите причины возникновения документа.

2. Какие примеры документов вы можете привести?

3. Расскажите о значении документов в жизни общества.

4. В чем разница понятий «документ» и «информация»?

5. Что называется документированием?

6. Что такое документоведение?

7. Что такое делопроизводство и ДОУ?

Тема 8. Терминология ДОУ

Контрольные вопросы:

1. Что такое термин? Какие виды терминов вы знаете?

2. Что такое дефиниция?

3. Какие пути решения терминологических проблем вам известны?

4. Что такое стандартизация?

5. Какие требования предъявляются к стандартам?

6. Что вы можете рассказать о стандарте ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

7. Дайте определения понятиям: документ, система документации, унифицированная система документации.

Тема 9. Службы ДОУ

Контрольные вопросы:

1. Назовите основные задачи служб ДОУ.

2. Как могут называться службы ДОУ?

3. Что такое документооборот?

4. Расскажите о должностном составе службы ДОУ.

Тема 10. Нормативно-правовая база ДОУ

Контрольные вопросы:

1. Что включает в себя нормативно-правовая база ДОУ?

2. Назовите основные законы в сфере информации.

3. Назовите основные ведомственные нормативные акты в сфере ДОУ.

4. Назовите основные стандарты на документацию.

5. Что такое ОКУД?

4. Примерная тематика рефератов

1. Система образования в современной России. Модернизация высшего образования.

2. Высшее образование за рубежом.

3. Виды и структура вузов.

4. ТГУ им. Г.Р.Державина: история и современность.

5. Права и обязанности студентов. НИРС.

6. Библиотека в учебном процессе.

7. Поиск информации в Интернет.

8. Документоведческое образование в России.

9. История профессии документоведа.

10. Информация и документ.

11. Качества секретаря и офис-менеджера.

12. Роль и значение ДОУ. Правовая база современного ДОУ.

13. Стандартизация ДОУ. Терминология ДОУ.

5. Примерный перечень вопросов к зачету по всему курсу

1. Высшее профессиональное образование. Организация учебного процесса.

2. Виды занятий в вузе. Самостоятельная работа студентов. Научно-исследовательская работа студентов.

3. Поиск информации в процессе учебной и научной работы студентов.

4. Документоведческое образование. Профессия «документовед».

5. Документ, документоведение, ДОУ. Терминология ДОУ. Службы ДОУ.

6. Основные федеральные законы в сфере информации.

7. Ведомственные нормативные акты в сфере ДОУ.

8. Государственные стандарты на документацию и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

III.Распределение часов курса по темам и видам работ

Документационное обеспечение управления - это... Что такое Документационное обеспечение управления?

Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления (documentary support of management) — деятельность, обеспечивающая документирование управленческих решений и организацию работы с официальными документами.

Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. — М.: Дело. Л. И. Лопатников. 2003.

• Документ
• Документирование

Смотреть что такое "Документационное обеспечение управления" в других словарях:

• Документационное обеспечение управления — комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций. Документационное обеспечение управления включает также комплекс работ с готовыми… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• документационное обеспечение управления — Деятельность, обеспечивающая документирование управленческих решений и организацию работы с официальными документами. [ОАО РАО "ЕЭС России" СТО 17330282.27.010.001 2008] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика EN documentary… …   Справочник технического переводчика

• ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• Обеспечение управления документационное — Документационное обеспечение управления комплекс документов и методов (способов, процессов) работы с ними, осуществляемых органом, организацией, учреждением в ходе выполнения своих задач и функций... Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N …   Официальная терминология

• Институт права, социального управления и безопасности — (ИПСУБ) (ИПСУБ) Девиз Через тернии к звёздам! Год основания 1997 …   Википедия

• Государственный университет управления — (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз …   Википедия

• Санкт-Петербургский университет управления и экономики — У этого термина существуют и другие значения, см. Академия управления. Санкт Петербургский университет управления и экономики (СПбУУЭ) …   Википедия

• Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции — Санкт–Петербургский технический колледж управления и коммерции  (СПбТКУиК) Год основания 1944 Дире …   Википедия

• Государственный Университет Управления — (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз Ars gerendi Ars vincendi …   Википедия

• Университет управления — Государственный университет управления (ГУУ) Международное название State University of Management Девиз Ars gerendi Ars vincendi …   Википедия

Книги

• Документационное обеспечение управления, Вармунд В.В.. В учебнике рассмотрены основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, дана характеристика подготовки, оформления и ведения различных видов документов. Учебник поможет… Подробнее  Купить за 1011 грн (только Украина)
• Документационное обеспечение управления, Быкова Т. А. под ред. и др.. Отражены основные вопросы документационного обеспечения управления, требования к составлению и оформлению документов на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, а… Подробнее  Купить за 887 грн (только Украина)
• Документационное обеспечение управления, Глотова С., Конькова А., Кукарина Ю. и др.. Отражены основные вопросы документационного обеспечения управления, требования к составлению и оформлению документов на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, а… Подробнее  Купить за 815 руб

Документационное обеспечение управления (доу)

Ирина Анатольевна Ерзылева

Общая характеристика документационного обеспечения управления

План:

1. Предмет делопроизводства и его история развития в России

2. Основные понятия ДОУ

• Документы и его функции

• Понятие реквизит документа

• Формуляр документа

• Бланк документа

3. Унификация и стандартизация в делопроизводстве

4. Нормативно-правовая база ДОУ

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организация их движения, учета и хранения

1 этап: 10-15 века – определенная форма документации (от вышестоящих исходили документы (указы), закрепляли права граждан (грамоты), договора (Русь и Византия)). Определенных правил не было, каждое княжество само решало, как ему заполнять документы

2 этап: 16 – 17 века - приказное делопроизводство (приказ возглавлял приказной судья, в подчинении которого были дьяки). При получении документа стали ставить дату получения. Дьяк проверял правильность составления документа и редактировал его, затем отдавался младшему подъячному, который переписывал его. Копия или черновик (отпуск) оставлялся в приказе. В конце документа делали отметку младшие подъячные, как отметка об исполнении. Юридическую силу документу придавала подпись дьяка. Текст был сплошной, ничего не выделялось

3 этап: 18 век – калежское делопроизводство (калегии). 1720 г. – Петр I ввел генеральный регламент (введены должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, прописаны вся работа с документацией, введена обязательная регистрация документов, вводились журналы для регистрации). 3 года хранились документы в калегии, затем они передавались в архив. Появляется протокол. Делопроизводство было поставлено на законодательной основе (единые законы для всей страны)

4 этап: 19 век - начало 20 века – министерское делопроизводство при Александре I. На смену калегии пришли министерства. Документы передавались от нижестоящему к вышестоящему. 1811 г. – общее учреждение министерств (порядок рассмотрения документов, оформление, движение, подписание, контроль, хранение и т.д.). Копии документов оставлялись в министерстве. Зависимость юридической силы от правильности оформления документов. Создание бланка организации (название, выходные данные)

5 этап: октябрь 1917 год – по сегодняшний день - советский период. Созданы 2 учреждения, занимающиеся делопроизводством, ликвидированы 1932 г. В 1940 г. – глав архив стал центральным звеном делопроизводства, создавший единый срок хранения документов. В 1965 г. создан институт, занимающийся оформлением бланков. В 1973 г. и в 1988 г. – редакция делопроизводства

Документ – в переводе с латинского – свидетельство, способ, доказательство – ФЗ «Об информации и защите информации» зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документы бывают:

1. Личного происхождения

2. Официального происхождения (по определенным правилам)

Документы делятся также по степени подлинности:

1. Подлинник (1 экземпляр, имеющий юридическую силу)

2. Дубликаты

3. Копия (если заверена, тогда имеет юридическую силу)

Функции:

1. Информационная - фиксируются события, факторы, которые несут в себе информацию

2. Коммуникативная – средство обмена информации

3. Организационная – происходит воздействие на людей

4. Правовая – как доказательство в суде, может быть источником права

5. Научно-историческая – в архивах остаются научное и культурное наследие

6. Воспитательная – дисциплинирует организатора

Документ тесно связан с понятием реквизит.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (подпись, текст, название, дата и т.д.) ( по ГОСТу 30 реквизитов)

По способу оформления:

1. Графические (эмблема организации, герб, печать)

2. Текстовые

Реквизиты бывают:

1. Переменные (вносятся в процессе подготовки и оформлении документа) (текст, дата, регистрационный номер)

2. Постоянные (неизменяемая часть документа, наносимая при его изготовлении)

3. Обязательные (зависит юридическая сила документа) (дата, подпись)

4. Необязательные (отметка об исполнении)

Бланк организации – прописан в уставе и ни одна организация не может без них существовать – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации

Размеры полей по ГОСТу: справа 10 мл, остальные 2 мл

2 варианта расположения реквизитов на бланке:

1. Продольный – реквизиты располагаются воль верхнего поля документа

2. Угловой – реквизиты располагаются в верхнем левом углу

Существует 3 вида бланка для создания документов:

1. Общий бланк – для изготовления любых документов, кроме писем

2. Бланк для письма – указываются справочные данные и реквизитом 15 «адресом получателя» с правой стороны

3. Специальный бланк (конкретный) – на основании общего бланка и дополняется реквизитом 10 «вид документа» (акт, протокол и т.д.)

Формуляр документа – совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения

Формуляр образец документа – графическая модель построения документа, устанавливающая область применения форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характернее именно для этой группы документов

Основными направлениями развития делопроизводства является стандартизация и унификация.

Унификация – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и метом его обработки

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке

Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданные по единым правилам и требованиям и применяемые в определенной области деятельности

Стандартизация – высшая ступень унификации, разрабатывает министерство ведомства – процесс установления и применения стандартов, под которым понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ним других подобных объектов

Суть стандартизации – возведение в норму обязательную для применения в общегосударственном масштабе

Правовые документы:

1. Конституция РФ

2. Кодексы (трудовой, налоговый, административный)

3. ФЗ

4. Указы президента, постановления правительства РФ

5. ОКТЭСИ – общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

ОКПО, ОКУД

ГОСТ Р6.30 – 2003 – унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГОСТ 17914 – 72 – обложка дел длительного хранения

ИСО 15489-1 2007 г. – система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу – регулирует процессы управления документами

Основные правила работы архивов организации (изданы в 2002 г.)

6. Другие нормативно-правовые нормы

ФЗ:

1. от 01.06.2005 г. ФЗ № 53 «О государственном языке РФ»

2. от 25.10.1991 г. № 1807-1 ФЗ «О языках народа РФ»

3. от 30.06.2003 г. № 1 ФЗ «О государственном гербе»

4. от 21.07.1993 г. № 5485-1 ФЗ «О государственной тайне»

5. от 29.07.2004 г. № 98 ФЗ «О коммерческой тайне»

6. от 27.06.2005 г. № 152 ФЗ «О персональных данных»

7. от 16.02.1995 г. № 129 ФЗ «О почтовой связи»

8. от 23.09.1992 г. № 3523 – 1 ФЗ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»

9. от 10.01.2002 г. № 1 ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

10. от 27.07.2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

11. от 22.10.2002 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Смотрите также

• 
  Зппп что это такое у женщин беременность
• 
  Микротоковый лифтинг лица что это такое
• 
  Маска подсети что это такое
• 
  Корень галангала что это такое
• 
  Халязион фото что это такое
• 
  Поверхностный сон что это такое
• 
  Склад ответственного хранения что это такое
• 
  Баночный массаж что это такое
• 
  Синдром фрейли что это такое
• 
  Папиломки что это такое фото
• 
  Экстракт что это такое