Главная » Разное » Представительские расходы что это такое

Представительские расходы что это такое


Представительские расходы - это какие расходы?

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Представительские расходы и налог на прибыль

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Относят ли расходы к представительским при УСН?

Представительские расходы - какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Подтверждение представительских расходов в 2020 году: документы

Представительские расходы - как эти расходы отражаются в отчете?

Представительские расходы - какие это расходы, по мнению судей?

Итоги

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:

  • затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
  • транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
  • оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.

Представительские расходы - это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.

В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть письма Минфина, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.). 

Уменьшение налогоплательщиками базы по налогу на прибыль на сумму представительских затрат очень часто приводит к спорам с налоговиками. Получите пробный доступ к Путеводителю по налогам от КонсультантПлюс и бесплатно узнайте, когда представительские расходы можно обосновать, а какие расходы лучше провести за счет чистой прибыли компании.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы - как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

  • быть экономически обоснованными;
  • быть документально подтвержденными.

Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:

  • расходы на организацию развлечения гостей;
  • предоставление гостям медицинских сервисов.

Представительские расходы - как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:

1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.

2. Они не разрешены к включению в представительские расходы разъяснениями ФНС или Минфина.

Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

В письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 указано на неправомерность списания на ПР трат на развлекательную программу (фуршет, теплоход, артистов), которая была организована после официальной части мероприятия.

Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

Можно ли в составе представительских учесть расходы на алкоголь, узнайте тут.

Относят ли расходы к представительским при УСН?

Представительские расходы - как эти расходы могут быть учтены в различных системах налогообложения? ПР могут уменьшить налогооблагаемую базу только для тех фирм, которые работают по общей системе налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ, которая содержит перечень затрат, уменьшающих расходы на УСН «доходы минус расходы», представительские расходы не указаны. Это обстоятельство не позволяет уменьшать налоговую базу по УСН на представительские расходы.

О представительских расходах при УСН читайте в статье «Принимаемые расходы при УСН в 2019 - 2020 годах».

Представительские расходы - какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:

  • на материальные;
  • те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
  • расходы по амортизации,
  • прочие затраты.

Итак, представительские расходы - какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы - какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:

  • выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
  • оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
  • получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.

Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.

Подтверждение представительских расходов в 2020 году: документы

Представительские расходы - какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?

Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.

На практике данными документами чаще всего являются:

  • приказ директора о проведении официального мероприятия;
  • смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
  • отчет о расходах в рамках мероприятия;
  • акт о списании расходов;
  • программа официального мероприятия;
  • договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
  • первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.

В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.

Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.

При проведении мероприятий, как правило, назначается ответственное лицо, которому выдаются деньги под отчет. О том, как правильно оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

См. «Как правильно оформить представительские расходы - пример?».

Представительские расходы - как эти расходы отражаются в отчете?

В отчете о представительском мероприятии находят отражение:

  • дата проведения мероприятия;
  • цель проведения официального мероприятия;
  • программа и состав участников мероприятия;
  • итоги проведения соответствующего мероприятия;
  • величина затрат в рамках проведения мероприятия;
  • прочие существенные факты о мероприятии.

Отметим, что на практике многие предприятия предпочитают отражать программу официального мероприятия не в составе отчета, а в отдельном документе.

Представительские расходы - какие это расходы, по мнению судей?

Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.

Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.

Итоги

Ответ на вопрос «Представительские расходы - какие это расходы?» нам дает п. 2 ст. 264 НК РФ. Перечень затрат, определенный в НК, является исчерпывающим: те расходы, что не соответствуют ему, не могут рассматриваться как представительские. Соответствующие затраты фирма может использовать в уменьшение налогооблагаемой базы — в пределах установленных НК РФ норм, а именно 4% от расходов на оплату труда. В рамках бухгалтерского учета ПР включаются в прочие затраты в рамках расходов по обычным видам деятельности.

Источники:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ - это... Что такое ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ?


ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
— расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представитель ским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Представительские расходы в течение отчетного и (или) налогового периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда налогоплательщика за этот отчетный (налого вый) период (п. 2 ст. 264 НК).

Энциклопедия российского и международного налогообложения. — М.: Юристъ. А. В. Толкушкин. 2003.

  • ПРЕДСТАВИТЕЛЬ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА
  • ПРЕФЕРЕНЦИИ

Смотреть что такое "ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ" в других словарях:

  • Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.[1] К Представительским расходам относятся… …   Википедия

  • Представительские расходы — К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также… …   Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

  • ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ — (англ. expenses of representation) – расходы организации, связанные с коммерческой деятельностью, приемом и обслуживанием представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

  • Представительские расходы, связанные с деятельностью организации — расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • расходы на проведение деловых встреч и представительские расходы — Такие расходы вычитаются из налогооблагаемого дохода. Согласно действующему налоговому законодательству работодатель может вычитать из налогооблагаемого дохода 50% расходов на проведение деловых встреч и представительских расходов, которые служат …   Финансово-инвестиционный толковый словарь

  • Расходы организации представительские — (применительно к положениям о налогообложении налогом на прибыль организаций) к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах… …   Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • РАСХОДЫ В СОСТАВЕ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ, ПРОЧИЕ — расходы, входящие в себестоимость продукции: налоги, сборы, отчисления в страховые и внебюджетные фонды; платежи за выбросы вредных веществ в окружающую среду, платежи по кредитам: расходы по сертификации продукции; командировочные расходы;… …   Большой бухгалтерский словарь

  • расходы в составе себестоимости продукции прочие — Расходы, входящие в себестоимость продукции: налоги, сборы, отчисления в страховые и внебюджетные фонды; платежи за выбросы вредных веществ в окружающую среду, платежи по кредитам: расходы по сертификации продукции; командировочные расходы;… …   Справочник технического переводчика

  • расходы на продажу — коммерческие расходы Расходы на продажу продукции, товаров, работ и услуг. В организациях осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, к расходам на продажу относятся затраты на затаривание и упаковку изделии на складах… …   Справочник технического переводчика


Представительские расходы это что такое Представительские расходы: определение — Экономика.НЭС

Расходы Представительские

расходы компании, фирмы по проведению официальных приемов, посещению культурных мероприятий и т.п.

Оцените определение:

Источник: Бизнес-словарь

РАСХОДЫ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ

расходы, связанные с коммерческой деятельностью предприятия на прием и обслуживание представителей других предприятий, включая иностранных, прибывших на переговоры с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Оцените определение:

Источник: Глобальная экономика. Энциклопедия

Расходы представительские

e) entertainment expenses (f) depenses de representation (d) Repr?sentationsaufwendungen Денежная сумма, заложенная в бюджете туристского предприятия, которая используется на представительские цели: т.е. организацию для своих деловых партнеров по мере необходимости званых обедов или ужинов, банкетов, посещений театров, экскурсий и других развлекательных мероприятий.

Оцените определение:

Источник: Словарь международных туристских терминов

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

англ. expenses of representation) – расходы организации, связанные с коммерческой деятельностью, приемом и обслуживанием представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) организации и/или ревизионной комиссии. К П.р. относятся затраты, связ. с проведением офиц. приема (завтрака, обеда или др. аналогичного мероприятия) представителей (участников), их трансп.обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате орг-ции. Для целей налогообложения величина П.р. нормируется.

Оцените определение:

Источник: Финансово-кредитный энциклопедический словарь

РАСХОДЫ, ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ

затраты предприятия (организации) по официальному приему и обслуживанию представителей других предприятий (организаций), прибывших для переговоров с целью установления или поддержания сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседание Совета директоров (правления или иного руководящего органа) предприятия (организации) или его ревизионной комиссии. П.р. включают затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) указанных лиц, их транспортное обеспечение, посещение культурно-зрелищных мероприятий, буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятия культурной программы, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия (организации). Не относятся к представительски

Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?

Представительские расходы в налоговом учете имеют свои особенности. О том, что относится к таким расходам и как отражаются представительские расходы в налоговом учете, пойдет речь в нашей статье.

 

Что такое представительские расходы

Какие расходы не относятся к представительским

Представительские расходы в налоговом учете: особенности признания

 

Что такое представительские расходы

Налоговым кодексом РФ дано четкое определение понятию «представительские расходы». Под ними понимаются затраты организации, понесенные ею при проведении официального приема или обслуживании определенных лиц (п. 1.22 и п. 2 ст. 264 НК РФ). Такими лицами могут являться представители партнерских компаний или компаний, с которыми налаживаются контакты для проведения сделок, либо это могут быть участники заседания совета директоров или другого руководящего органа организации.

Также Налоговым кодексом определены понятия «официальный прием» и «обслуживание». 

Так, официальный прием – это завтрак, обед или другое подобное мероприятие для представителей партнеров или участников заседания руководящего органа компании, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, задействованных в переговорах. При этом место проведения мероприятия значения не имеет.

О том, учитываются ли затраты на сигареты и алкоголь за обедом в составе представительских расходов, читайте в материале «Спиртное, сигареты и кальян можно учесть в представительских расходах»

Под обслуживанием вышеперечисленных лиц понимается:

  • трансферт участников до места проведения мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание;
  • оплата услуг переводчиков, не являющихся работниками организации налогоплательщика.

О том, какими документами следует подтвердить представительские расходы, читайте в материале «Документальное подтверждение представительских расходов»

Какие расходы не относятся к представительским

Если организация-налогоплательщик решит устроить для своих партнеров развлекательную программу, мероприятия по профилактике или лечению заболеваний, то такие расходы при налогообложении прибыли учесть нельзя (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Например, расходы на проведение концерта во время представительского мероприятия, прогулки на теплоходе для гостей и фуршет недопустимо включать в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Несмотря на то что законодательством представительские расходы достаточно конкретизированы, у предприятий часто возникают сложности с отнесением тех или иных расходов к представительским. Прежде всего, связано это с тем, что понятия «прием» и «обслуживание» имеют очень широкое значение.

Представительские расходы в налоговом учете: особенности признания

Представительские расходы относятся к нормируемым.

О других нормируемых расходах см. материал «Нормативы, предусмотренные НК РФ».

Представительские расходы для целей налогообложения определяются в размере, не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда работников данной организации за отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Перечень расходов на оплату труда приведен в ст. 255 НК РФ.

Если применяется общий режим и ЕНВД, то при расчете норматива представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, налогоплательщику следует учитывать расходы на оплату труда только тех работников, которые работают на общем режиме (пп. 9, 10 ст. 274 НК РФ). Кроме того, в состав представительских расходов можно включить только те, которые относятся к деятельности, подпадающей под общий режим (письмо Минфина России от 09.11.2009 N 03-03-06/4/96).

Также перед налогоплательщиком может встать вопрос: при расчете предельной величины представительских расходов учитываются начисленные или фактически выплаченные суммы заработной платы работников?

Здесь все зависит от того, каким методом определяются доходы и расходы организации.

Если применяется метод начислений, то при расчете размера представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, учитываются начисленные суммы расходов на оплату труда работников (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если же используется кассовый метод, то представительские расходы в налоговом учете определяются исходя из фактически выплаченной заработной платы (п. 3.1 ст. 273 НК РФ).

Расчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль осуществляется нарастающим итогом с начала года. Поэтому суммы расходов на оплату труда будут расти в течение налогового периода, в связи с этим возможно и увеличение размера представительских расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Таким образом, если в одном отчетном периоде какие-либо представительские расходы не были учтены, то в следующем отчетном периоде, по мере роста расходов на оплату труда, их можно признать при налогообложении прибыли (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Одновременно с этим в бухгалтерском учете появляются:

  • вычитаемая временная разница, определяемая в размере, превышающем норматив в 4%;
  • отложенный налоговый актив (пп. 8–11, 14 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы — что к ним относится?

Исправно вести бухгалтерию, включая учёт накладных расходов и валовых доходов, — обязанность каждого хозяйствующего субъекта, независимо от формы организации и числа сотрудников. Особое внимание следует уделять статьям, отражающим затраты: часть из них может быть возвращена предпринимателю в виде вычета из налогооблагаемой базы. К таким расходам относятся и представительские — редко встречающиеся у индивидуальных предпринимателей и мелких компаний и составляющие существенные суммы у предприятий среднего и крупного бизнеса.

Учёт представительских расходов не так сложен, как может показаться: поставить их на баланс проще, чем написать хороший пресс-релиз или уникальное коммерческое предложение. Ниже будет рассказано, какие именно затраты относятся к этой статье и с помощью каких документов их можно подтвердить.

Что такое представительские расходы?

Представительские расходы — это, в соответствии со статьёй 264, пунктом 2 Налогового кодекса, осуществляемые наличным или безналичным путём денежные траты, возлагаемые налогоплательщиком на себя и непосредственно связанные с приёмом и обслуживанием в рамках мероприятия представителей других коммерческих и некоммерческих структур.

Представительские расходы — бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения

Целью представительских расходов может быть налаживание, поддержание или возобновление деловых связей. Номинально к ним можно причислить любые траты, сопровождающие организацию деловых встреч; на практике же решать, что относится к представительским расходам, совместными усилиями предстоит предпринимателю и налоговому инспектору.

Важно: поскольку представительские расходы, согласно третьему абзацу пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса, являются основанием для частичного уменьшения облагаемой базы, владельцам бизнеса свойственно преувеличивать их, а представителям Федеральной налоговой службы, напротив, — преуменьшать. Каждая сторона может обжаловать действия другой — и так вплоть до достижения «золотой середины».

Само по себе включение в графу «Представительские расходы» лишних пунктов не является правонарушением: проверить правильность отчёта — обязанность ИФНС, а предприниматель невиновен до тех пор, пока не уклоняется от уплаты налогов. Не карается и неиспользование этой графы: право на получение налоговых льгот и вычетов — заявительное, и владелец бизнеса может в любой момент от него отказаться, выплачивая налоги в полном объёме.

Что относится к представительским расходам?

В соответствии с первым абзацем пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам могут быть отнесены:

  1. Затраты на организацию и проведение официальных мероприятий для различных представителей: презентаций, конференций, деловых завтраков или обедов и так далее. Никаких указаний относительно места и времени проведения приёма в Налоговом кодексе не содержится: это может быть производственный цех, офис компании, кафе, ресторан или бизнес-центр, утром, днём или вечером, в будни или выходные. Критерия всего два: заявленные расходы несет сам налогоплательщик (не филиалы и не третьи лица), а мероприятие носит сугубо официальный характер — никаких дружеских встреч не допускается. В соответствии со вторым абзацем того же пункта той же статьи к представительским не относятся расходы, связанные с организацией отдыха, развлечений или лечения гостей. Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговым инспектором, следует остерегаться проведения встреч в заведениях явно развлекательной направленности вроде кинотеатров, бань и саун, а также в санаториях — если только учреждение не принадлежит самому налогоплательщику. В последнем случае проведение приёма на своей территории совершенно оправдано и не может служить основанием для отказа в учёте представительских расходов. Кроме того, в статью нельзя включать траты на приобретение сувениров и дипломов, оформление помещения для встречи и дополнительные развлекательные мероприятия, непосредственно не связанные с официальным приёмом.
  2. Затраты на доставку представителей к месту проведения встречи, где бы оно ни находилось, и обратно. В виду (согласно Письму Министерства финансов №03-03-06/1/796 от 1 декабря 2011 года) имеются только расходы на перевозку гостя из точки текущей локации в конечную: включать в статью железнодорожные, авиа- или автобусные билеты, такси до гостиницы и проживание в ней (и тем более оформление визы) нельзя.
  3. Затраты на приобретение продуктов и напитков, предлагаемых представителям во время официальной части приёма, вне зависимости от времени суток и места проведения. Включать в статью расходы на алкоголь как часть угощения можно, а вот на продукты, предлагаемые вне мероприятия (даже если гости уже сидят в приёмной) — не разрешается.
  4. Затраты на оплату труда переводчика для обеспечения должного качества общения с представителями — иностранными подданными. Включать расходы в статью представительских можно, если переводчик не состоит в штате организатора приёма: своих сотрудников в отчёте учитывать нельзя.

Важно: понятие «представительские расходы» относится только к сотрудникам других организаций. Причислять к ним представителей филиалов и дочерних структур компании, не говоря уже о подразделениях, не допускается.

Как подтвердить представительские расходы?

В соответствии с Письмом Министерства финансов №03-03-Р3/16288 от 10 апреля 2014 года (в Налоговом кодексе подробности отсутствуют) представительские расходы могут быть подтверждены с помощью:

  • первичных (исполнительных и платёжных) документов: договоров, актов приёма-передачи товаров, услуг и работ, накладных, квитанций, чеков и расписок;
  • документов, позволяющих установить однозначную связь между сделанными тратами и организованной для представителей встречей: чаще всего это отчёт о проведённом мероприятии, бланк которого можно разработать самостоятельно или скачать в Интернете; чуть реже — приказ о проведении мероприятия и смета расходов.

Важно: в смете, если она используется для подтверждения представительских расходов, крайне рекомендуется указать не только реальные, но и предельно допустимые расходы на каждую запланированную статью.

Как представительские расходы отражаются в отчётах?

Поскольку бланк отчёта о представительском мероприятии разрабатывается налогоплательщиком самостоятельно, расходы могут приводиться в документе в виде простого, нумерованного или маркированного списка, таблицы или даже диаграммы — в любой доступной для понимания форме.

Структура отчёта должна включать следующие разделы:

  • дата, место и время проведения встречи;
  • список участников;
  • цель организации приёма;
  • приблизительная программа мероприятия с разбивкой по времени;
  • итоги встречи;
  • затраты — по каждой статье и суммарные;
  • иные имеющие отношение к делу факты.

Подводим итоги

Представительские расходы — это, как и нефинансовые активы, бухгалтерский термин, используемый при оптимизации налогообложения. Относятся к этой категории затраты, непосредственно связанные с организацией и проведением приёмов и встреч. Расходы на проживание в гостинице, оформление виз для иностранных гостей и развлекательные программы, не включённые в официальную часть, относить к представительским нельзя.

Подтверждением сделанных трат могут служить первичные документы (договоры, акты, квитанции и чеки) и бумаги, позволяющие установить прямую связь расходов с представительским мероприятием. К последним относятся отчёты о встречах и приёмах. Форма отчёта, как и очерёдность вычисления амортизации, не регламентирована; главное, чтобы на его основании налоговый инспектор мог сделать вывод о понесённых налогоплательщиком (принимающей стороной) расходах.

Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь

Смотрите также