Работа с документацией что это такое
Документация — Википедия
Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Документа́ция — это совокупность данных и документов.
В узко-профессиональном значении документация (документирование) — процесс отбора, классификации, использования и распространения документов. Работа специалиста по подбору документации относится к сфере услуг и образования, особенно если речь идёт о преподавателях, заведующих библиотеками школ и училищ, у которых преобладает педагогический уклон в сфере поиска и использования информации.
Документирование связано с делопроизводством (документационным обеспечением управления), отраслью деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
В зависимости от принадлежности к тем или иным отраслям деятельности документация различается по своему виду и составу.
Техническая документация[править | править код]
Техническая документация — набор документов, используемых при проектировании (конструировании), создании (изготовлении) и использовании (эксплуатации) каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения.
Техническую документацию разделяют на несколько видов:
- Проектная документация
- Технологическая документация
- документы, определяющие технологический цикл изделия,
- документы, дающие информацию, необходимую для организации производства и ремонта изделия.
Документация на программное обеспечение[править | править код]
Документация на программное обеспечение — это документы, которые сопровождают некоторое программное обеспечение (ПО, программа или программный продукт) и описывают то, как работает программа и/или то, как её использовать.
Аудиторская документация[править | править код]
Аудиторская документация — это совокупность материальных носителей информации, которая отражает совокупность выполненных аудиторских процедур, полученных аудиторских доказательств, заключений, сделанных аудитором, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки.
И другие[править | править код]
- Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I ч. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003.
- Журнал «Отечественные архивы» (Федеральная архивная служба РФ)
Организация работы с документами
Организация работы с кадровыми документами оказывает особое влияние на качество функционирования управленческого аппарата, а также формирование и культуру труда служащих. Чем профессиональнее ведется работа, тем успешнее деятельность предприятия в целом.
Внутренний документооборот любого предприятия включает в себя различные мероприятия по подготовке, сопровождению, заполнению, копированию, передаче деловой информации. Как показывает практика, порядка семидесяти процентов всего времени служащие тратят именно на эти мероприятия. Следует сказать, что организация работы с документами приобретает все большее значение. Сегодня эта деятельность считается одним из основных факторов конкурентоспособности современного предприятия.
Организация работы с документами предполагает особый подход к получаемым и обрабатываемым деловым данным, координацию процессов формирования и изменения распространения информации. Грамотная организация работы с документами уменьшает время на поиск, увеличивает точность, своевременность данных, исключая избыточность.
С учетом многолетней практики было выработано три основных вида работы с документацией: смешанный, децентрализованный и централизованный.
Последняя форма предусматривает сосредоточение разнообразных имеющихся операций по структурированию в ведение единственного подразделения на предприятии. Таким подразделением может являться общий или кадровый отдел, канцелярия и прочее. Ведение документации может осуществлять и один человек, являющийся секретарем. В любом случае в обязанности подразделения или одного служащего будет входить осуществление полного цикла мероприятий по обработке документации с момента получения до передачи в архивный отдел. Эти мероприятия предполагают прием, обработку деловой информации, регистрацию, хранение, контроль над исполнением, отправку, справочно-информационные операции, систематизацию перед передачей в архив.
Централизованная организация работы с документами считается наиболее рациональной, а в связи с этим, и более предпочтительной. В особенности это актуально на небольших предприятиях. При использовании данного метода систематизации документации значительно снижаются затраты на мероприятия по обработке информации. Кроме того, существенно улучшается организация труда служащих. При такой форме организации документооборота наиболее эффективно работает оргтехника, достигается единство в методической и управленческой деятельности, связанной с обработкой документации.
Противоположной централизованной системе является децентрализованная схема. В этом случае для каждого подразделения формируется своя служба по работе с документацией. В этих подразделениях все операции осуществляются автономно. Децентрализованная система более характерна для тех учреждений и организаций, которые отличаются разобщенным в территориальном смысле аппаратом. Кроме того, данная система работы подходит и для тех предприятий, документирование в которых отличается некоторой спецификой (например, имеет место необходимость в обеспечении защиты информации).
Наиболее распространенной, между тем, формой является смешанная система. В этом случае определенная часть из всех операций (как правило, по приему и обработке отправляемых и принимаемых документов, хранение, тиражирование) осуществляется в центральном подразделении. В структурных отделах предприятия при этом осуществляется деятельность по печати (созданию), систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив.
Выбор той или другой схемы работы с документацией осуществляется в соответствии со структурой самого предприятия.
требования, пример. Первичная бухгалтерская документация
Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.
Основные понятия
Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.
Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.
Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы
Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:
- Получение первичных данных.
- Предварительная обработка сведений.
- Оформление документов.
- Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
- Повторная обработка первичной документации.
- Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.
Классификация
Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.
Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.
Требования к ведению документов
Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.
Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.
Этапы обработки первичной бухгалтерской документации
На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.
Этапами обработки первичной документации являются:
- Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
- Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
- Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
- Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку "оплачено".
Ошибки в документах
Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.
Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:
- Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
- Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
- Поставить отметку "Исправленному верить".
- Указать дату корректировки.
- Поставить подпись.
Не допускается использование корректирующих средств.
Работа с входящими документами
Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:
- Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
- Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
- Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
- Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
- Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
- Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
- Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
- Определение регистра, в котором будет подшит документ.
- Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.
Работа с исходящими бумагами
Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.
В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.
После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.
Планирование документооборота
Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:
- Место и срок оформления первичных бумаг.
- ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
- Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
- Время и место хранения документации.
Учетные регистры
Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.
Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.
Особенности восстановления документов
В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:
- Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
- Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
- Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.
В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.
Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг
Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:
- Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
- Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
- Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.
Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2020
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
- Инструкции по охране труда
- Интервью
обязанности, условия работы и зарплата
Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
-
Учет, контроль и хранение различных документов;
-
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
-
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
-
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
-
основы права в части делопроизводства;
-
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
-
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
-
архивное дело;
-
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
-
трудовое законодательство.
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
Город | Средняя зарплата |
Москва |
30 т.р. |
Екатеринбург |
20 т.р. |
Уфа | 25 т.р. |
Волгоград | 20 т.р. |
Новосибирск | 22 т.р. |
Казань | 24 т.р. |
Ульяновск | 25 т.р. |
Санкт-Петербург | 20 т.р. |
Краснодар | 18 т.р. |
Плюсы и минусы профессии документоведа
Преимущества | Недостатки |
Востребованность и широкие варианты трудоустройства | Высокая ответственность при оформлении бумаг |
Официальное трудоустройство | Рутинность и монотонность рабочего процесса |
Возможность предоставлять частные аудиторские услуги | Невысокий уровень зарплаты |
его основные правила и этапы, цели и порядок действий
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.
Определение и назначение
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
Типы документов
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
- Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
- Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
- Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
- Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
- Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
- Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
- список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
- срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
- основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Правила и этапы обработки документов
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
- Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
- Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
- Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
- Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
- Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
- Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
- Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.
Электронный документооборот
Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.
Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.
Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.
Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:
ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инс
Внутренние документы организации: основные характеристики :: BusinessMan.ru
Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.
Организационные документы предприятия
Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.
На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.
Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.
Устав
Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.
При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.
Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:
- наименование и вид предприятия;
- его почтовый адрес;
- цель и направление деятельности;
- порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
- прочие аспекты деятельности.
Положения
К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.
Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?
Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.
Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.
Штатное расписание и штатная численность
Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.
Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.
Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.
Какие еще внутренние документы организации существуют?
Должностные инструкции
Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.
Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.
Договоры
Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.
Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.
Служебные документы
Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.
Акты
Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.
Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).
Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.
Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.
Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.
Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.
Протоколы
Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.
Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.
Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).
В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.
Докладные, служебные, объяснительные записки
Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.
Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.
Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации.
Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.
Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.
Справки
Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.
Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.
Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.
Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.
Учет внутренних документов организации должен быть строгим.
Распорядительные документы организации
Различают следующие виды распорядительных документов:
- Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым - о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.
- Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.
Внутренние документы кредитной организации
Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).
Документация - это... Что такое Документация?
Документа́ция — это совокупность данных и документов.
В узко-профессиональном значении Документация (документирование) — процесс отбора, классификации, использования и распространения документов. Работа специалиста по подбору документации относится к сфере услуг и образования, особенно если речь идёт о преподавателях, заведующих библиотеками школ и училищ, у которых преобладает педагогический уклон в сфере поиска и использования информации.
Документирование связано с делопроизводством (документационным обеспечением управления), отраслью деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
Виды документации
В зависимости от принадлежности к тем или иным отраслям деятельности документация различается по своему виду и составу.
Техническая документация
Техническая документация — набор документов, используемых при проектировании (конструировании), создании (изготовлении) и использовании (эксплуатации) каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения.
Техническую документацию разделяют на несколько видов:
- Проектная документация
- Технологическая документация
- документы, определяющие технологический цикл изделия,
- документы, дающие информацию, необходимую для организации производства и ремонта изделия.
Технической документацией также может называться технический паспорт, техническое руководство или техническая литература.
Строительная документация
Проектная документация на объекты капитального строительства в соответствии со статьей 48 Градостроительного кодекса РФ представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта, если при его проведении затрагиваются конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объектов капитального строительства.
Документация на программное обеспечение
Документация на программное обеспечение — это документы, которые сопровождают некоторое программное обеспечение (ПО, программа или программный продукт) и описывают то, как работает программа и/или то, как её использовать.
Аудиторская документация
Аудиторская документация — это совокупность материальных носителей информации, которая отражает совокупность выполненных аудиторских процедур, полученных аудиторских доказательств, заключений, сделанных аудитором, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки.
И другие
Литература
- Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I ч. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003.
- Журнал «Отечественные архивы» (Федеральная архивная служба РФ)
Профессия документовед: должностные обязанности
Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.
Кто такой документовед
Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.
Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.
Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.
В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.
Что должен знать документовед
Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.
Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.
Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.
Обязанности документоведа
Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя
- составление, учет, хранение и контроль документов;
- систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;
- организацию оптимального документопотока внутри организации;
- организацию хранения и разработку классификаторов документации;
- сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;
- упорядочивание входящей документации;
- разработку стандартных форм и табелей документов;
- создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;
- подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.
Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.
Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении
Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).
Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.
Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.
Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.
Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.
Личные качества специалиста по документообороту
Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.
Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.
Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.
Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.
Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.
Требования к документоведу
Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».
Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.
Преимущества и недостатки профессии документоведа
Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.
Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.
Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.
Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.
К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.
Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.
Где может работать документовед
Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:
- в органах власти, как местных, так и государственных;
- в органах ведомственного управления;
- в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
- в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
- в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.
Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.
Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Делопроизводство
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Систематизация архива документов.